انتهت الجلسة للتو. يمكن للملاحظات أن تنتظر. لكن ذاكرتك لا يمكنها ذلك.

لقد غادرت عميلتك التي كان موعدها في الساعة الثانية بعد الظهر للتو. كانت الجلسة عميقة. فقد استكشفتِ نمطًا يربط بين قلقها في مكان العمل وديناميكية من طفولتها كنتِ تتابعينها منذ شهور. وقد حققتِ لها لحظة انطلاقة حقيقية في حوالي الدقيقة الثلاثين. وقدمتِ لها تقنية لإعادة صياغة الأمور، وكان من الواضح أنها أثرت فيها. واتفقتما على تمرينين منزليين واستراتيجية تعديل للتعامل مع الموقف للأسبوع القادم.

أمامك الآن سبع دقائق بالضبط قبل وصول عميلك المقرر في الساعة الثالثة بعد الظهر. خلال هذه الفترة القصيرة، عليك أن تسجل الموضوعات الرئيسية للجلسة، والتدخلات التي استخدمتها، والمسار العاطفي للعميل، والواجبات المنزلية، والمواضيع التي ستتناولها الأسبوع المقبل. تبدأ في الكتابة. تنجز جملتين. يرن جرس الباب. لقد جاء عميلك المقرر في الساعة الثالثة مبكراً.

بحلول الساعة السادسة مساءً، تكون قد قابلت أربعة عملاء آخرين. كانت كل جلسة مكثفة بطريقتها الخاصة. تجلس لتدوين ملاحظاتك وتدرك أن جلسة الساعة 2 مساءً، تلك التي شهدت طفرة، قد اختلطت بالفعل مع الجلسات الأخرى. هل كان تمرين إعادة الصياغة للعميلة التي قابلتها في الساعة 2 مساءً أم للعميلة التي قابلتها في الساعة 3:30 مساءً؟ هل قالت إن القلق بدأ في سن 12 أم 14؟ أنت الآن تعيد بناء الملاحظات السريرية من ذاكرة تم استبدالها خمس مرات منذ انتهاء الجلسة.

هذه هي الحقيقة اليومية التي يواجهها المعالجون والمدربون الذين يهتمون بتوثيق عملهم ولكن لا يجدون الوقت الكافي لتدوينه. وهذه هي بالضبط المشكلة التي تحلها الملاحظات الصوتية المدعومة بالذكاء الاصطناعي. ليس عن طريق تسجيل جلساتك، بل من خلال تزويدك بطريقة أسرع وأكثر دقة لإملاء ملاحظاتك السريرية فور انتهاء كل جلسة، والسماح للذكاء الاصطناعي بتنظيمها في شكل ملخصات قابلة للاستخدام.

طريقة الإملاء بعد الجلسة: لماذا يُعد التحدث أفضل من الكتابة على الكمبيوتر لتدوين ملاحظات الجلسة؟

هناك سبب وراء انجذاب المعالجين والمدربين إلى التوثيق الصوتي. فالكلام أمر طبيعي بالنسبة للأخصائيين السريريين. فأنت قد أمضيت للتو 50 دقيقة في حوار شفهي. وملاحظاتك السريرية قد تشكلت بالفعل في شكل لغة منطوقة. أما الانتقال إلى لوحة المفاتيح وإجبار نفسك على كتابة تلك الملاحظات بأصابعك، فيؤدي إلى إحداث عائق، ويبطئ من وتيرة عملك، وغالبًا ما يسلب الفروق الدقيقة مما لاحظته فعليًا.

تعمل طريقة الإملاء بعد الجلسة على النحو التالي: يغادر عميلك، فتلتقط هاتفك، وتقوم بتسجيل ملاحظاتك بصوت عالٍ لمدة تتراوح بين 60 و90 ثانية. لا تقلق بشأن التنسيق أو اللغة السريرية أو اكتمال الجمل. تحدث عما حدث بنفس الطريقة التي كنت ستصف بها الجلسة لمشرفك. ثم تضع الهاتف جانباً وترحب بعميلك التالي.

هذه هي خطوة التوثيق بأكملها. أما كل ما عدا ذلك، من تنظيم البيانات وترتيبها وتصميمها في شكل سيرة ذاتية احترافية، فيتم تلقائيًا بواسطة الذكاء الاصطناعي. وإليك كيف يجعل Remi8 هذا المسار السير العمل سلسًا.

مسار عمل Remi8 الكامل لملخصات الجلسات

الخطوة 1: تحدث عن ملاحظاتك بين الجلسات

بمجرد مغادرة عميلك، افتح تطبيق Remi8 واضغط على زر التسجيل. تحدث بشكل طبيعي لمدة تتراوح بين 60 و90 ثانية. على سبيل المثال:

"جلسة مع سارة، 12 مارس. تم استكشاف الصلة بين قلقها في مكان العمل وعلاقتها بوالدها خلال مرحلة المراهقة. حددت سارة ذكرى محددة تعود إلى سن الثالثة عشرة، حيث تعرضت للنقد بسبب التعبير عن رأيها في نقاش عائلي. استخدمنا إعادة صياغة المعرفية لتحدي الاعتقاد بأن التعبير عن رأيها يؤدي إلى الرفض. طرأ عليها تغيير عاطفي واضح بعد حوالي 30 دقيقة. كلفتها بواجبين منزليين: كتابة مذكرات عن اللحظات التي عبرت فيها عن رأيها بنجاح هذا الأسبوع، وممارسة تقنية التثبيت 5-4-3-2-1 أثناء نوبات القلق. سنقوم بمتابعة الأسبوع المقبل لمعرفة ما إذا كانت إعادة الصياغة قد نجحت في اجتماع العمل يوم الخميس."

استغرق ذلك 75 ثانية. يتم تسجيل كل التفاصيل ذات الصلة سريريًا بينما لا تزال الجلسة حاضرة في الذاكرة. لا حاجة للكتابة. لا حاجة لملء حقول النماذج. لا حاجة لتقسيم الانتباه بين الملاحظة والتوثيق.

الخطوة 2: يقوم الذكاء الاصطناعي بتنظيم ملخصك تلقائيًا

يقوم Remi8 بتدوين ما تمليه عليك ويقدم العديد من «إجراءات الذكاء الاصطناعي» لتحويله. بالنسبة لتوثيق الجلسات، هناك إجراءان من «إجراءات الذكاء الاصطناعي» مفيدان بشكل خاص:

ملخص: يُعد ملخصًا موجزًا ومنظمًا للجلسة يشمل الموضوعات الرئيسية التي تمت مناقشتها، والتدخلات التي تم استخدامها، وردود فعل العميل، والخطوات التالية المتفق عليها. ويمنحك هذا ملخصًا واضحًا للجلسة يمكنك مراجعته، وتعديله بناءً على انطباعاتك السريرية، وحفظه في سجلاتك.

تقرير الاجتماع: يُنتج تقريرًا منظمًا أكثر تفصيلًا يتضمن أقسامًا لنقاط المناقشة والقرارات وبنود العمل مع تحديد المسؤولين عنها. وبالنسبة للمدربين الذين يشاركون ملخصات الجلسات مع عملائهم، يوفر هذا الشكل مستندًا احترافيًا يمكن مشاركته.

ما كان سيستغرق من 12 إلى 15 دقيقة من الكتابة بالاعتماد على الذاكرة المتلاشية، أصبح الآن يستغرق من دقيقتين إلى ثلاث دقائق من المراجعة والتحرير البسيط لمسودة أنشأتها الذكاء الاصطناعي بناءً على إملاء جديد ومفصل.

الخطوة 3: يتم استخراج بنود العمل والمتابعات تلقائيًا

في النص المذكور أعلاه، سيكتشف الذكاء الاصطناعي في Remi8 بندين محددين للمتابعة: تمارين الواجبات المنزلية التي يجب مراجعتها، واجتماع العمل يوم الخميس الذي يجب الاستفسار عنه. ويتم استخراج هذين البندين تلقائيًا كبنود عمل. وقبل الجلسة التالية، يعرض Remi8 تذكيرًا يتضمن الالتزامات المحددة، بحيث تدخل الغرفة وأنت على دراية مسبقة بما يجب متابعته.

بالنسبة للمعالجين الذين يتعاملون مع ما بين 20 إلى 30 عميلاً نشطاً، يُعد تتبع الواجبات المنزلية لكل عميل واستراتيجيات التكيف والمواضيع المتتابعة بين الجلسات أحد أصعب المهام المعرفية. تتولى التذكيرات الذكية في Remi8 مهمة التتبع هذه تلقائياً. لن تنسى أبداً ما كلفت به عميلك. ولن تفقد أبداً خيط الترابط بين الجلسات.

الخطوة 4: استرجاع أي تفاصيل من أي جلسة سابقة على الفور

بعد ثلاثة أشهر، وأنت تستعد لإجراء جلسة وتحتاج إلى تذكر متى لاحظت سارة لأول مرة الصلة بين انتقادات والدها وقلقها في مكان العمل. بدلاً من تصفح أشهر من الملاحظات المكتوبة، تسأل Remi8: ”متى ناقشت سارة لأول مرة الصلة بوالدها؟“ يقوم الذكاء الاصطناعي بالبحث في كل تسجيلات الجلسات التي سجلتها لهذا العميل، ويظهر لك الإدخال ذي الصلة على الفور.

تعمل ميزة استرجاع النصوص باللغة الطبيعية هذه مع جميع عملائك وجميع جلساتك. فهي تحول سجل جلساتك بالكامل إلى مورد سريري قابل للبحث. وبالنسبة للأطباء الذين يتعاملون مع العديد من العملاء الذين يعانون من مشكلات متشابهة، فإن القدرة على طرح سؤال والحصول على إجابة محددة تعد أكثر كفاءة بكثير من مراجعة الملاحظات يدويًا.

لماذا يعتبر هذا النهج أكثر فعالية من أي طريقة توثيق أخرى؟

أفضل من تدوين الملاحظات بعد ساعات العمل

عندما تكتب ملاحظات الجلسة في الساعة الثامنة مساءً، فإنك تعمل بناءً على ذاكرة متدهورة. تظهر الدراسات باستمرار أن تذكر تفاصيل المحادثة ينخفض بشكل ملحوظ في غضون 30 دقيقة. فاللغة المحددة التي استخدمها العميل، واللحظة الدقيقة التي تغيرت فيها حالته العاطفية، والتقنية المحددة التي استخدمتها، كل هذه التفاصيل تتلاشى بسرعة أكبر. أما الإملاء الصوتي فور انتهاء الجلسة، فيساعد على تسجيل الملاحظات بأقصى درجات الدقة. ويقوم الذكاء الاصطناعي بتنظيمها في ملخص أكثر تفصيلاً وموثوقية من أي شيء قد تكتبه بعد ساعات.

أفضل من الكتابة أثناء الجلسات

يقوم بعض الأخصائيين بتدوين ملاحظات موجزة أثناء الجلسات. لكن حتى تدوين الملاحظات البسيط يشتت انتباهك. فالعميل يلاحظ اللحظة التي تلقي فيها نظرة على دفتر ملاحظاتك أو حاسوبك المحمول. وهذا يؤثر سلبًا على حضورك العلاجي. أما طريقة الإملاء بعد الجلسة فتقضي على هذه المشكلة تمامًا. فخلال الجلسة، تكون حاضرًا بنسبة 100 في المائة. ويتم التوثيق خلال فترة تتراوح بين 60 و90 ثانية بعد مغادرة العميل.

أفضل من تسجيل الجلسة بأكملها

يُثير تسجيل جلسة علاجية كاملة مدتها 50 دقيقة مجموعة مختلفة من المشاكل. فأنت بحاجة إلى موافقة صريحة ومستنيرة لتسجيل المحتوى العلاجي صوتياً. كما تحتاج إلى مساحة تخزين آمنة لملفات صوتية حساسة قد تمتد لساعات. وعليك مراجعة التسجيل أو إعادة الاستماع إليه للعثور على الأجزاء ذات الصلة. علاوة على ذلك، يشعر العديد من العملاء بعدم الارتياح تجاه تسجيل محادثاتهم الحساسة.

يتجنب أسلوب الإملاء بعد الجلسة كل ما سبق. فأنت تسجل ملاحظاتك السريرية بعد مغادرة العميل، ولا تقوم بتسجيل صوت العميل. ويحتوي التسجيل على ملاحظاتك المهنية، وليس صوت العميل. وهذا يبسط بشكل كبير الأمور المتعلقة بالموافقة والسرية.

أفضل من برامج الذكاء الاصطناعي التي تسجل الجلسات

تقوم برامج تدوين العلاج القائمة على الذكاء الاصطناعي المخصصة، مثل Mentalyc وAutoNotes وUpheal، بتسجيل الجلسة بالكامل وإنشاء ملاحظات من المحادثة. هذه الأدوات فعالة للغاية، لكنها تتطلب موافقة العميل على التسجيل، وترسل الملفات الصوتية إلى خوادم سحابية للمعالجة، وتكلف ما بين 29 إلى 99 دولارًا شهريًا. أما نهج Remi8 القائم على الإملاء بعد الجلسة فهو مختلف جذريًا: فأنت تسجل ملاحظاتك بصوتك الخاص بعد انتهاء الجلسة. لا يتم تسجيل صوت العميل. ولا يقوم أي خادم تابع لجهة خارجية بمعالجة كلمات عميلك. وتبلغ تكلفة Remi8 4.99 دولار شهريًا.

للمدربين: ملخصات الجلسات التي تعزز العلاقات مع العملاء

تختلف احتياجات المدربين من حيث التوثيق عن احتياجات المعالجين. يتوقع العديد من عملاء التدريب الحصول على ملخص للجلسة، يتضمن ما تمت مناقشته، والالتزامات التي تم التعهد بها، والأمور التي يجب التركيز عليها قبل الجلسة التالية. إن إرسال ملخص احترافي بعد كل جلسة يساعد على بناء الثقة، ويُظهر القيمة المضافة، ويزيد من معدل الاحتفاظ بالعملاء.

مع Remi8، يصبح سير العمل بسيطًا. بعد انتهاء جلسة التدريب، قم بإملاء ملاحظاتك والتزامات العميل لمدة تتراوح بين 60 و90 ثانية. ثم اضغط على خيار ”إرسال بريد إلكتروني“ (Email AI Action). يقوم Remi8 بصياغة مسودة بريد إلكتروني احترافي يلخص الجلسة، يمكنك مراجعته وإرساله إلى العميل في غضون دقائق. ما كان يستغرق عادةً ما بين 15 إلى 20 دقيقة من الكتابة، يتم إنجازه في أقل من 3 دقائق.

بالنسبة للمدربين الذين يديرون ما بين 15 إلى 25 عميلاً نشطاً، فإن هذا المسار العملي يحول إعداد ملخصات الجلسات من مهمة إدارية مرهقة إلى مهمة يمكن إنجازها بنقرة واحدة. يتلقى العملاء ملخصات مدروسة ومخصصة في نفس اليوم. ويكتسب عملك طابعاً أكثر احترافية. كما أنك تركز طاقتك على التدريب، لا على الأعمال الإدارية.

كل جلسة إملاء تُنتج عدة مخرجات

من خلال إملاء واحد مدته 90 ثانية بعد الجلسة، يمكن لـ ”AI Actions“ من Remi8 إنتاج:

ملخص: نظرة عامة موجزة على الجلسة لتسجيلها في سجلاتك. الموضوعات الرئيسية، المداخلات، ردود العملاء، الخطوات التالية.

تقرير الاجتماع: تقرير منظم يتضمن أقسامًا لنقاط المناقشة والقرارات والإجراءات المطلوبة. مثالي لتدوين ملاحظات الإشراف أو تقديم ملخصات للعملاء.

قائمة المهام: تضم المهام المتابعة والواجبات المنزلية مع مواعيد التسليم. يتم إدراجها مباشرة في نظام التذكيرات الذكي في Remi8.

البريد الإلكتروني: ملخص عن عميل مهني أو تحديث بشأن إحالة. جاهز للإرسال بعد إجراء تعديلات طفيفة.

منشور مدونة: بالنسبة للمدربين الذين ينشرون محتوى، يمكن تحويل موضوع الجلسة إلى منشور مدونة مجهول المصدر أو تحليل على وسائل التواصل الاجتماعي بنقرة واحدة.

تنقيح النص: نسخة منقحة ومزودة بعلامات الترقيم الصحيحة من النص الأولي الذي تم تدوينه صوتياً، وذلك لأغراض الأرشفة.

إملاء واحد. ستة مخرجات جاهزة للاستخدام. يتقلص عبء إعداد الوثائق الذي يستغرق ساعات من وقتك الأسبوعي إلى دقائق معدودة.

السرية والخصوصية: كيف تحمي Remi8 بياناتك السريرية

يتعامل المعالجون والمدربون مع معلومات شخصية حساسة تتطلب أعلى مستويات الحماية. وقد صُممت بنية الخصوصية في Remi8 خصيصًا لمواجهة هذه الحقيقة.

التشفير من طرف إلى طرف بشكل افتراضي: يتم تشفير جميع التسجيلات والنصوص على الجهاز وأثناء النقل. ولا يتم الكشف عن نصوص الإملاء الخاصة بجلساتك أبدًا في شكل نص عادي.

التسجيل دون اتصال بالإنترنت: يعمل تطبيق Remi8 بشكل كامل دون اتصال بالإنترنت. يمكن تسجيل الإملاء وتخزينه بالكامل على جهازك دون أن تغادر أي بيانات هاتفك. وهذا أمر ضروري للأطباء الذين يرغبون في عدم تعرض ملاحظات الجلسات لأي مخاطر مرتبطة بالسحابة.

تصميم متوافق مع قانون HIPAA: تتوافق بنية Remi8 الأمنية مع متطلبات قانون HIPAA المتعلقة بالمعلومات الصحية المحمية. يمكن للمعالجين الذين يعملون في عيادات خاضعة لقانون HIPAA استخدام Remi8 وهم على ثقة تامة بأن تصميم المنصة يدعم التزاماتهم المتعلقة بالامتثال.

لا يتم تدريب الذكاء الاصطناعي على بياناتك: تلتزم Remi8 التزامًا صريحًا بعدم استخدام تسجيلاتك أو نصوصك مطلقًا لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي. تظل ملاحظاتك السريرية ملكًا لك.

أنت تتحكم في عملية الحذف: لا توجد فترات احتفاظ إلزامية. أنت من يقرر متى يتم الاحتفاظ بالبيانات ومتى يتم حذفها، مما يدعم الامتثال لسياسات إدارة البيانات في عيادتك.

ملاحظة مهمة: تعني طريقة الإملاء بعد انتهاء الجلسة أنك تقوم بتسجيل ملاحظاتك المهنية الخاصة، وليس صوت عميلك. وهذا يقلل بشكل كبير من التعقيدات المتعلقة بالموافقة واللوائح التنظيمية مقارنة بالأدوات التي تسجل الجلسة بالكامل. ومع ذلك، ينبغي على الأطباء استشارة مستشاري الامتثال التابعين لهم فيما يتعلق بمتطلبات الممارسة المحددة.

وثائق الجلسة: مقارنة الطرق

سجل الجلسة في 90 ثانية. واسترجع أمسياتك.

لقد أصبحت معالجًا أو مدربًا لتغيير حياة الناس، وليس لقضاء أمسياتك في استرجاع محادثات من ذاكرة تتلاشى. إن عبء التوثيق عبء حقيقي، وهو أحد الأسباب الرئيسية لإرهاق الأطباء. لكن لا داعي لأن يكون الأمر هكذا.

عملية الإملاء بعد الجلسة باستخدام Remi8 بسيطة للغاية. يغادر عميلك. تتحدث لمدة 90 ثانية. ثم يقوم الذكاء الاصطناعي بتنظيم ملخصك. وتقوم التذكيرات الذكية بتتبع متابعاتك. كما تتيح ميزة استرجاع النص باللغة الطبيعية إمكانية البحث في سجل تفاعلاتك مع العميل بالكامل. وبذلك تستعيد أمسياتك من جديد.

عبّر عن أفكارك بأسلوب جديد. ودع الذكاء الاصطناعي يتولى الباقي.