هل تتذكر آخر اجتماع عبر Google Meet حيث شارك أحدهم أفكارًا رائعة حول استراتيجية الربع الثالث، وقمت بكتابة الملاحظات بسرعة بينما كنت تحاول البقاء منخرطًا في المحادثة؟ أو تلك المكالمة مع العميل حيث ذكروا ثلاثة متطلبات محددة، ولم تتمكن لاحقًا من تذكر الصياغة الدقيقة؟
أنت لست وحدك. أصبحت الاجتماعات الافتراضية مكان العمل الافتراضي لدينا، ومع ذلك يواجه معظم المهنيين نفس التحدي: تسجيل ما هو مهم دون فقدان التركيز على المحادثة الفعلية.
يوفر Google Meet ميزات التسجيل والنسخ التي تعد بحل هذه المشكلة. ولكن إليك ما لا يخبرك به أحد - إن امتلاك هذه الميزات واستخدامها بفعالية أمران مختلفان تمامًا.
فهم ما يقدمه Google Meet بالفعل
أولاً، دعنا نوضح ما هو متاح وما هو غير متاح.
تسجيل Google Meet: متاح لمستخدمي Google Workspace (Business Standard و Plus و Enterprise و Education Plus). إذا كنت تستخدم الإصدار المجاني، فلن تجد هذا الخيار. يمكن للمضيف أو أي شخص من نفس المؤسسة بدء التسجيل، الذي يلتقط الفيديو والصوت وعرض المتحدث النشط.
نسخ Google Meet: تولد هذه الميزة تسميات توضيحية تلقائية ويمكنها حفظ النصوص، ولكن توفرها يختلف بناءً على خطة Workspace الخاصة بك. يتم النسخ في الوقت الفعلي أثناء الاجتماع ويتم حفظه في Google Drive بعد ذلك.
يبدو مثاليًا، أليس كذلك؟ حسنًا، هنا تبدأ الحقيقة.
المشاكل التي لا يذكرها أحد حول الأدوات المدمجة في Google Meet
لقد تحدثت إلى العشرات من المهنيين الذين قاموا بتمكين التسجيل والنسخ معتقدين أن ذلك سيحدث ثورة في سير عمل اجتماعاتهم. في غضون أسابيع، تخلى معظمهم عن هذه الممارسة. لماذا؟
المشكلة الأولى: كابوس التخزين
يُنشئ كل اجتماع مسجل ملف فيديو. يولد اجتماع قياسي مدته ساعة واحدة ما يقرب من 1-2 غيغابايت من البيانات. إذا كان فريقك يعقد 20 اجتماعًا أسبوعيًا، فهذا يعني أن 40-80 غيغابايت شهريًا تستهلك مساحة التخزين على Google Drive.
في غضون أشهر، ستغرق في ملفات الفيديو. سيصبح العثور على ذلك الاجتماع المحدد الذي عقد قبل ستة أسابيع بمثابة رحلة استكشافية عبر مجلدات Drive. أنت تعلم أن المعلومات موجودة في مكان ما في تلك التسجيلات، ولكن أين بالضبط؟
المشكلة الثانية: فجوة جودة النسخ
يعمل النسخ التلقائي في Google Meet بشكل جيد إلى حد ما مع الكلام الواضح في البيئات الهادئة. ولكن عند حدوث أي من هذه السيناريوهات الشائعة، ستلاحظ تدهور الجودة:
تحدث عدة أشخاص في وقت واحد
مصطلحات تقنية أو مصطلحات خاصة بالصناعة
لهجات تختلف عن الإنجليزية الأمريكية القياسية
ضوضاء خلفية من المكاتب المنزلية
مشكلات الصوت الناتجة عن ضعف اتصال الإنترنت
ينتهي بك الأمر بنصوص تبدو كالتالي: ”نحتاج إلى تنفيذ استراتيجية C R M الجديدة بحلول Q لضمان قدرة فريق المبيعات على تتبع العملاء المحتملين بفعالية.“
هل لاحظت الأخطاء؟ تحولت ”Q4“ إلى ”Q for“ وتحولت ’their‘ إلى ”there“. ضاعف هذه الأخطاء في اجتماع مدته 60 دقيقة، وستحتاج النسخة إلى تنقيح كبير قبل أن تصبح مفيدة بالفعل.
المشكلة الثالثة: إحباط الاستخدام
لنفترض أنك سجلت اجتماعًا وحفظت النص. الآن تحتاج إلى العثور على ما قاله العميل عن الجدول الزمني لميزانيته. إليك سير عملك:
افتح Google Drive. ابحث عن الاجتماع. افتح مستند النص. استخدم Control+F للبحث عن ”الميزانية“. احصل على 14 نتيجة لأن الكلمة تظهر طوال المحادثة التي استمرت ساعة. اقرأ كل مثال محاولًا العثور على السياق الصحيح. أخيرًا، حدد المقطع ذي الصلة بعد التحقق من المثال الثامن.
هذا بافتراض أن كلمة ”الميزانية“ تمت نسخها بشكل صحيح. إذا ظهرت كلمة ”bud get“ أو قال العميل ”التخصيص المالي“ بدلاً من ذلك، فلن تظهر نتائج البحث.
المشكلة الرابعة: الثقب الأسود في بنود العمل
ربما يكون أكبر فشل في تسجيلات الاجتماعات ونصوصها القياسية هو أنها لا تميز بين المحادثات العادية والالتزامات المهمة.
تحمل عبارة ”سأرسل هذا الاقتراح بحلول يوم الخميس“ نفس الوزن مثل عبارة ”نعم، الطقس جميل مؤخرًا“ في النسخة الأولية. لا يوجد تمييز لعناصر العمل، ولا تمييز للقرارات المتخذة، ولا استخراج للتواريخ أو المواعيد النهائية المهمة.
لا تزال بحاجة إلى تمشيط كل شيء يدويًا بحثًا عن النقاط المهمة الفعلية. التسجيل سجل كل شيء، لكنه لم ينظم أي شيء.
ما الذي تتطلبه التوثيق الفعال للاجتماعات في الواقع؟
بعد العمل مع فرق المبيعات والمستشارين ومديري المشاريع والمديرين التنفيذيين، ظهرت أنماط في ما يحتاجه الناس فعليًا من تسجيلات اجتماعاتهم:
مرجع سريع، وليس إعادة عرض كاملة لا أحد يرغب في إعادة مشاهدة اجتماعات تستغرق ساعة كاملة. فهم يرغبون في الانتقال مباشرة إلى اللحظة التي تمت فيها مناقشة الأسعار أو ذكر الجدول الزمني. التسجيلات القياسية لا تدعم ذلك.
سياق واضح تمنحك النصوص الأولية كلمات بدون معنى. أنت بحاجة إلى ملخصات لا تقتصر على ما قيل فحسب، بل ما يعنيه أيضًا — ما تم اتخاذه من قرارات، وما هي المخاوف التي أثيرت، وماذا سيحدث بعد ذلك.
ذكاء قابل للبحث تزداد قيمة الاجتماعات المسجلة عندما يمكنك البحث في جميعها. يجب أن يستغرق البحث عن ”كل مرة ذكر فيها هذا العميل تحديات التكامل التي يواجهها“ ثوانٍ معدودة، وليس ساعات من مراجعة تسجيلات متعددة.
نتائج قابلة للتنفيذ تولد الاجتماعات التزامات. توثيق الاجتماعات الفعال يظهر هذه الالتزامات تلقائيًا - من وعد بماذا ومتى - دون الحاجة إلى إنشاء مستند متابعة منفصل.
تكامل سلس لسير العمل أيًا كانت الأداة التي تستخدمها لتوثيق الاجتماعات، يجب أن تتناسب بشكل طبيعي مع طريقة عملك الفعلية. إذا كانت تتطلب ثلاث منصات برمجية وسبع خطوات للحصول على معلومات قابلة للاستخدام، فلن يتم استخدامها بشكل متسق.
هل أنت مستعد لترى كيف يعمل Remi8 جنبًا إلى جنب مع Google Meet لتوفير:
ابدأ في بناء ذكاء اجتماعات يستخدمه فريقك بالفعل.
Free to start | Your Personal Second Brain
بناء استراتيجية فعالة لتسجيل Google Meet
إذا كنت ملتزمًا باستخدام الميزات الأصلية لـ Google Meet، فإليك بعض الاستراتيجيات التي تعمل بالفعل:
الاستراتيجية الأولى: التسجيل الانتقائي
لا تسجل كل شيء. كن استراتيجيًا بشأن الاجتماعات التي يتم تسجيلها:
سجل ما يلي: مكالمات العملاء مع العديد من صانعي القرار، وجلسات التدريب، وبدء المشاريع المهمة، وجلسات العصف الذهني حيث تتدفق الأفكار بسرعة، والاجتماعات التي تقدم فيها عرضًا ولا يمكنك تدوين الملاحظات.
تخطي ما يلي: الاجتماعات السريعة، الاجتماعات الداخلية، اللقاءات الاجتماعية، الاجتماعات التي تستمع فيها بشكل أساسي ويمكنك تدوين الملاحظات.
يؤدي هذا إلى تقليل عبء التخزين بنسبة 60-70٪ على الفور مع ضمان تسجيل المحادثات المهمة.
الاستراتيجية الثانية: نظام الشخصين
عيّن شخصًا واحدًا ليكون ”مدون الملاحظات“ الذي يراقب اللحظات المهمة خلال الاجتماع.يقوم هذا الشخص بإنشاء مستند مرجعي بسيط مع طوابع زمنية:
”3:15 - العميل يذكر عملية الموافقة على الميزانية“
”18:42 - بدء مناقشة المتطلبات الفنية“
”31:20 - اتخاذ قرار بشأن الجدول الزمني للتنفيذ“
هذا يحول التسجيل من ساعة غير متمايزة من اللقطات إلى مورد قابل للتصفح. عندما يحتاج شخص ما إلى معلومات لاحقًا، يمكنه الرجوع إلى وثيقة الطوابع الزمنية والانتقال مباشرة إلى الأقسام ذات الصلة.
نعم، هذا يتطلب من شخص ما التركيز جزئيًا على تدوين الملاحظات بدلاً من المشاركة الكاملة، ولكنها الطريقة الوحيدة التي تجعل التسجيلات القياسية مفيدة حقًا.
الاستراتيجية الثالثة: المعالجة الفورية بعد الاجتماع
خصص 15 دقيقة فور انتهاء الاجتماعات المهمة المسجلة للمعالجة. بينما لا تزال المحادثة حاضرة في الذاكرة:
افتح النص وابحث عن الأخطاء الواضحة في الأقسام المهمة. أضف فقرة ملخصة في الأعلى: ما تمت مناقشته، وما تم اتخاذه من قرارات، وما هي الخطوات التالية. استخرج بنود العمل إلى أداة إدارة المشاريع الخاصة بك مع الأطراف المسؤولة. ضع علامة على التسجيل أو صنفه لتسهيل البحث عنه في المستقبل.
المشكلة؟ هذا يتطلب انضباطًا لا يحافظ عليه معظم الناس. بعد اجتماع مكثف، آخر ما تريده هو 15 دقيقة أخرى من العمل الإداري. ولكن إذا تخطيت هذه الخطوة، يفقد التسجيل 80٪ من قيمته.
الاستراتيجية الرابعة: تحسين النص باستخدام الذكاء الاصطناعي
خذ نص Google Meet والصقه في ChatGPT أو أدوات مماثلة مع موجه مثل:”لخص نص هذا الاجتماع، واستخرج بنود العمل، وسلط الضوء على القرارات الرئيسية.“
يعمل هذا بشكل جيد إلى حد ما للاجتماعات القصيرة ويمكن أن يرفع مستوى النص المتوسط إلى شيء مفيد. تتمثل القيود في حدود عدد الأحرف على أدوات الذكاء الاصطناعي والجهد اليدوي المطلوب لكل اجتماع.
الواقع: عندما لا تكفي أدوات Google Meet
بالنسبة للعديد من المهنيين، لا سيما العاملين في مجالات المبيعات أو الاستشارات أو إدارة المشاريع أو المناصب القيادية، لا يمكن أن تلبي وظائف التسجيل والنسخ الأساسية في Google Meet احتياجاتهم.
تأمل هذه السيناريوهات:
المهني في مجال المبيعات: يجري 6-8 مكالمات مع العملاء يوميًا عبر Google Meet. توفر كل مكالمة معلومات عن احتياجات العملاء واعتراضاتهم وإشارات الشراء والالتزامات. استخدام التسجيل القياسي يعني إما عدم التقاط هذه المعلومات أو قضاء 2-3 ساعات يوميًا في معالجة التسجيلات والنصوص يدويًا. لا يعد أي من الخيارين مستدامًا.
المستشار: ينتقل بين مشاريع العملاء، لكل منها العديد من أصحاب المصلحة والمتطلبات المتغيرة. يحتاج إلى تذكر ما قاله المدير المالي للعميل أ عن قيود الميزانية قبل ثلاثة أسابيع أثناء إعداد العرض. البحث في أكثر من 20 تسجيلًا للاجتماعات أمر غير ممكن.
مدير المشروع: ينسق بين فرق متعددة الوظائف عبر مناطق زمنية مختلفة. يتم اتخاذ القرارات في اجتماعات لم يحضرها أعضاء الفريق في مناطق أخرى. يستغرق إنشاء ملخصات شاملة للاجتماعات يدويًا لكل جلسة ساعات كان من المفترض أن تقضى في العمل الفعلي على المشروع.
المدير التنفيذي: يحضر اجتماعات استراتيجية متتالية تغطي مبادرات مختلفة. يحتاج إلى تفويض إجراءات المتابعة ولكنه لا يتذكر أي نائب رئيس التزم بأي نتيجة في أي اجتماع. لا تميز النصوص القياسية بين ”يجب أن نفكر في“ و”سأقوم بالتسليم بحلول يوم الجمعة“.
بالنسبة لهؤلاء المهنيين، فإن السؤال ليس كيفية استخدام تسجيل Google Meet بشكل أفضل، بل ما إذا كان تسجيل Google Meet هو الأداة المناسبة على الإطلاق.
كيف تبدو حلول الذكاء الاحترافي للاجتماعات؟
هنا يأتي دور منصات الذكاء الاحترافي للاجتماعات. بينما يتولى Google Meetالتواصل، تتولى الأدوات المتخصصة استخراج المعلومات.
يمثل Remi8 الجيل التالي من توثيق الاجتماعات.
بدلاً من مجرد التسجيل والنسخ، يوفر Remi8 ما يلي:
- الملخص الذكي: ليس فقط ”ما قيل“ بل ”ما يعنيه“ - القرارات التي تم اتخاذها،
- المخاوف التي أثيرت، الأولويات التي تم تحديدها.
- استخراج بنود العمل تلقائيًا: يتم تمييز كل التزام وموعد نهائي ومهمة دون مراجعة يدوية.
- نسبة المتحدث: يتم تنظيم المحادثات متعددة الأشخاص حسب المتحدث، مما يوضح من قال ماذا.
- تقسيم الموضوعات: يتم تقسيم الاجتماعات التي تستغرق ساعة إلى موضوعات منطقية، مما يجعل التنقل سهلاً.البحث عبر الاجتماعات: ابحث عن المعلومات عبر جميع اجتماعاتك على الفور. ”متى ذكر العميل عملية الموافقة على الموردين؟“ يتم الرد على هذا السؤال في ثوانٍ.
- مخرجات منظمة: معلومات منسقة للاستخدام الفوري في أنظمة إدارة علاقات العملاء أو أدوات المشاريع أو تحديثات الفريق - دون الحاجة إلى إعادة التنسيق يدويًا.
يصبح سير العمل أبسط بشكل جذري. قم بإجراء اجتماع Google Meet. قم بتسجيل الصوت باستخدام Remi8 (باستخدام الجهاز أو التطبيق). في غضون دقائق، ستتلقى ملخصًا منظمًا يتضمن بنود العمل والنقاط الرئيسية. راجعه لمدة 2-3 دقائق وشاركه مع أصحاب المصلحة أو أدخله في الأنظمة ذات الصلة.
قارن ذلك بالتسجيل باستخدام Google Meet، وتنزيل النص، وتنقيحه، وتحديد بنود العمل يدويًا، وتنسيقه لفريقك، ومحاولة تذكر السياق بعد أيام عند المراجعة.
تنفيذ نظام فعال: خطوات عملية
سواء كنت تستخدم أدوات Google Meet أو تضيف إليها شيئًا مثل Remi8، فإن هذه الممارسات تزيد من الفعالية إلى أقصى حد:
حدد توقعات التسجيل: أبلغ المشاركين في البداية أن الاجتماع يتم تسجيله.
هذا مطلوب قانونًا في العديد من الولايات القضائية ومهنيًا في كل مكان. تعرض معظم المنصات مؤشر تسجيل، ولكن التأكيد الشفهي يبني الثقة.
حدد إيقاع المراجعة: حدد متى ستقوم بمعالجة تسجيلات الاجتماعات. مباشرة بعد الاجتماع؟ في نهاية كل يوم؟ بعد ظهر يوم الجمعة؟ الاتساق أكثر أهمية من التوقيت. احجز الوقت في تقويمك مثل أي التزام آخر.
أنشئ قاعدة لتسمية الملفات: لا تعنيك عبارة ”تسجيل اجتماع 2024-01-15“ شيئًا. استخدم تنسيق ”اسم العميل-المشروع-الموضوع-التاريخ“. ستكون ممتنًا لنفسك في المستقبل عندما تبحث في التسجيلات.
أنشئ قاعدة معرفية: لا تدع رؤى الاجتماعات تضيع في وثائق منعزلة. أنشئ مستودعًا مركزيًا لتجميع ملخصات الاجتماعات والقرارات والدروس المستفادة. بمرور الوقت، سيصبح هذا ذكاءً تنظيميًا بدلاً من معلومات متفرقة.
خلاصة القول حول فعالية تسجيل الاجتماعات
تعد ميزات التسجيل والنسخ في Google Meet أفضل من لا شيء. فهي مناسبة للاستخدام العرضي أو لاحتياجات توثيق الاجتماعات البسيطة. لكن ”المناسبة“ ليست ما يجب أن يقبله المحترفون الساعون إلى التميز.
التكلفة الحقيقية لتوثيق الاجتماعات غير الفعال لا تقتصر على الوقت المستغرق في معالجة التسجيلات. إنها القرارات التي يتم اتخاذها دون سياق كامل، والإجراءات التي يتم إغفالها، ورؤى العملاء التي لا يتم تسجيلها أبدًا، وتوافق الفريق الذي لا يحدث أبدًا لأن المعلومات المهمة تظل محصورة في ملاحظات أو ذاكرة شخص ما.
تحوّل التوثيق الفعال للاجتماعات المحادثات إلى أصول تنظيمية. ويضمن عدم ضياع أي شيء مهم. ويمكّن الفرق من التنفيذ بوضوح. ويبني معرفة مؤسسية تبقى بعد تغيير الموظفين.
السؤال ليس ما إذا كان عليك تسجيل اجتماعات Google Meetings ونسخها. السؤال هو: هل أنت جاد بما يكفي بشأن النتائج لتستثمر في القيام بذلك بشكل صحيح؟