لماذا لا يستخدم معظم الناس سوى 10% من ملاحظاتهم الخاصة بالاجتماعات (وكيف يمكن معالجة ذلك)؟

إليك رقمًا ينبغي أن يثير قلق كل عامل معرفي: تشير دراسة أجرتها مجلة «هارفارد بيزنس ريفيو» إلى أن المديرين التنفيذيين يقضون ما معدله 23 ساعة أسبوعيًا في الاجتماعات. ولا يقل عنهم كثيرًا مديرو المشاريع وقادة الفرق والمستشارون. وهذا يصل إلى ما يقارب 1200 ساعة من وقت الاجتماعات سنويًا لكل موظف.

والآن إليك الجزء المزعج. تظهر الدراسات حول إنتاجية مكان العمل باستمرار أن أقل من 10 في المائة من بنود العمل التي يتم تحديدها في الاجتماعات يتم إنجازها في الموعد المحدد. ويتم نسيان معظمها في غضون 48 ساعة. وتبقى الملاحظات التي كان من المفترض أن تسجلها في مجلد أو مستند أو تطبيق، دون أن يتم فتحها أو اتخاذ أي إجراء بشأنها.

المشكلة ليست أن الناس كسالى أو غير منظمين. المشكلة هي مشكلة هيكلية. الطريقة التي يتخذ بها معظم المهنيين ملاحظات الاجتماعات ويخزنونها تجعل من المستحيل تقريبًا استخدامها بفعالية. والفجوة بين قيمة ما تمت مناقشته والقيمة المستخلصة فعليًا من تلك المناقشات تكلف المؤسسات مليارات الدولارات في شكل عمل متكرر، وقرارات فائتة، ومتابعة فاشلة.

الخبر السار هو أن هذه المشكلة قابلة للحل تمامًا. لقد غيرت أدوات ملاحظات الاجتماعات التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي وملاحظات الصوت التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي بشكل جذري ما هو ممكن. يشرح هذا المقال لماذا تصبح الملاحظات قديمة، وكيف تبدو مشكلة عائد الاستثمار في ملاحظات الاجتماعات حقًا، وكيفية إصلاحها بشكل دائم.

الإخفاق الأول: التنسيق الخاطئ

يتم تدوين معظم ملاحظات الاجتماعات بالتنسيق الأسهل في ذلك الوقت، والذي عادةً ما يكون مزيجًا فوضويًا من النقاط، ونصف الجمل، والاختصارات التي لا يفهمها سوى الشخص الذي كتبها. تسجل هذه الملاحظات ما قيل ولكن ليس ما يعنيه، وما تم اتخاذه من قرارات ولكن ليس لماذا، أو ما يجب أن يحدث ولكن ليس من المسؤول عنه.

عندما يفتح شخص ما هذه الملاحظات بعد ثلاثة أيام، يواجه مشكلة في الترجمة. يجب إعادة بناء النص الخام لما تمت مناقشته ذهنيًا ليصبح ملخصًا قابلاً للاستخدام قبل اتخاذ أي إجراء. هذا العبء المعرفي كافٍ لجعل معظم الناس يغلقون المستند ويمضون قدمًا.

تتفاقم مشكلة التنسيق عندما يتم مشاركة الملاحظات عبر الفريق. ما يكون مقروءًا بشكل هامشي للشخص الذي كتبها غالبًا ما يكون غامضًا تمامًا للزملاء الذين لم يكونوا في الغرفة. الملاحظات المشتركة بهذا التنسيق تولد الارتباك، لا التوافق.

الفشل الثاني: عدم وجود نظام استرجاع

حتى الملاحظات جيدة التنظيم تكون عديمة الفائدة إذا لم يمكن العثور عليها عند الحاجة. يخزن معظم المهنيين ملاحظات اجتماعاتهم غير المستخدمة في أحد ثلاثة أماكن: تطبيق ملاحظات عام، أو مجلد مستندات مشترك، أو سلسلة رسائل بريد إلكتروني. لا يقدم أي من هذه الأنظمة المعلومات الصحيحة في اللحظة المناسبة.

عندما يصبح قرار ذو صلة من اجتماع عقد قبل ثلاثة أسابيع مهمًا اليوم، يتعين على المهني أن يتذكر أن الاجتماع قد عقد، ويتذكر مكان تخزين الملاحظات، وينتقل إلى ذلك الموقع، ويبحث في الملاحظات عن المعلومات المحددة. تفشل عملية الاسترجاع المكونة من أربع خطوات هذه باستمرار. المعلومات موجودة ولكنها غير قابلة للوصول من الناحية العملية.

والنتيجة هي أن القرارات يتم إعادة مناقشتها في الاجتماعات اللاحقة لأن لا أحد يستطيع العثور على سجل القرار الأصلي. يتكرر العمل لأن أعضاء الفريق لا يستطيعون العثور على الملاحظات التي تخبرهم أنه تم إنجازه بالفعل. تتوتر العلاقات لأن الالتزامات التي تم التعهد بها في الاجتماعات يتم نسيانها وتبدو وكأنها لم يتم الوفاء بها.

الفشل الثالث: عدم وجود محفزات للمتابعة

الفشل الثالث والأكثر ضررًا هو غياب المتابعة الآلية. ينتج عن الاجتماع التزامات. تتطلب تلك الالتزامات متابعة في أوقات محددة. لكن الارتباط بين الالتزام المسجل في ملاحظات الاجتماع والتذكير في التقويم أو المهمة التي من شأنها تحفيز المتابعة لا يتم أبدًا بشكل تلقائي.

يجب على الموظف الذي التزم بإرسال عرض بحلول يوم الجمعة إنشاء مهمة أو تذكير في التقويم يدويًا من ملاحظاته. إذا كان هذا الشخص منضبطًا، فسيحدث ذلك. ولكن في أغلب الأحيان، يتم إغلاق الملاحظات، ولا يتم إنشاء المهمة أبدًا، ويتم الإخلال بالالتزام. هذا ليس عيبًا في الشخصية. إنه فشل في النظام.

وهذا هو بالضبط السبب في أن عائد الاستثمار في ملاحظات الاجتماعات منخفض جدًا بالنسبة لمعظم المؤسسات. يتم إنتاج الملاحظات ولكن لا يتم تنفيذها. لا يولد استثمار الوقت في الاجتماع أي عائد تقريبًا لأن مسار التحويل من التسجيل إلى التنفيذ معطل.

لتحسين استخدام ملاحظات الاجتماعات بشكل حقيقي، هناك ثلاثة أمور يجب تغييرها في آن واحد. يجب تنظيم التنسيق في لحظة التسجيل، وليس بعدها. ويجب أن يدعم نظام التخزين إمكانية الاسترجاع الفوري. كما يجب أن تكون محفزات المتابعة تلقائية، وليست يدوية.

وهذا بالضبط ما صُممت أدوات ملاحظات الاجتماعات القائمة على الذكاء الاصطناعي لتقديمه. لكن ليست جميعها تقدم نفس المستوى من الأداء. الفرق بين أداة النسخ الأساسية ونظام إنتاجية الاجتماعات الكامل الذي يعتمد على الذكاء الاصطناعي كبير.

إخراج منظم منذ البداية

يعمل مسجل الاجتماعات الذي يعتمد على الذكاء الاصطناعي ويولد إخراجًا منظمًا على حل مشكلة التنسيق على الفور. بدلاً من قائمة طويلة من النقاط، ينتج الذكاء الاصطناعي تقرير اجتماع يحتوي على أقسام محددة بوضوح: ما تمت مناقشته، وما تم اتخاذه من قرارات، وما هي بنود العمل التي تم تخصيصها، وما هي الأسئلة التي لا تزال مفتوحة.

هذه البنية واضحة لكل من يتلقاها، وليس فقط للشخص الذي كان موجودًا في الغرفة. إنه يزيل طبقة الترجمة التي تجعل الملاحظات الأولية صعبة الاستخدام. يمكن تنفيذ المعلومات على الفور لأنها قد تم تنظيمها بالفعل في تنسيق قابل للتنفيذ.

ذاكرة قابلة للبحث عبر جميع التسجيلات

يتم حل مشكلة الاسترجاع عندما يتم تخزين ملاحظات الاجتماع في نظام يدعم البحث باللغة الطبيعية عبر كل ما تم تسجيله على الإطلاق. بدلاً من التنقل بين هياكل المجلدات ومسح المستندات، يطرح المحترف سؤالاً بسيطاً ويحصل على إجابة فورية.

هذا ما تجعله أنظمة الملاحظات الصوتية التي تعمل بالذكاء الاصطناعي مع ميزة استرجاع اللغة الطبيعية ممكناً. يصبح كل قرار والتزام ومناقشة جزءًا من قاعدة معرفية قابلة للبحث. تصبح المعلومات التي كانت مخبأة في السابق متاحة على الفور.

المتابعة التلقائية من الكلام الطبيعي

يتم حل مشكلة محفز المتابعة عندما يكتشف مسجل الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي التزامات ومواعيد نهائية تلقائيًا من الكلام الطبيعي ويحولها إلى تذكيرات ومهام دون أي جهد يدوي. يلتزم المحترف بشيء ما في اجتماع. يسمعه الذكاء الاصطناعي، ويضع علامة عليه، ويُنشئ التذكير. يتم تحويل الالتزام المنطوق إلى مهمة قابلة للتنفيذ تلقائيًا.

تم تصميم الذكاء الاصطناعي Remi8 خصيصًا لحل الإخفاقات الهيكلية التي تجعل ملاحظات الاجتماعات غير مستخدمة. فهو يعالج التنسيق والاسترجاع والمتابعة في وقت واحد من خلال نظام متكامل واحد.

الإجراءات السبعة للذكاء الاصطناعي التي تحول التسجيلات إلى نتائج

يمكن تحويل كل تسجيل يتم إجراؤه في Remi8 AI على الفور باستخدام سبع إجراءات مدمجة للذكاء الاصطناعي. تم تصميم كل منها لسد الفجوة بين التسجيل والاستخدام:

تقرير الاجتماع ينتج ملخصًا منظمًا يتضمن القرارات والسياق.

الملخص يقدم نظرة عامة موجزة للمراجعة السريعة أو المشاركة.

قائمة المهام تستخرج كل بند من بنود العمل من المحادثة.

البريد الإلكتروني يصوغ متابعة احترافية من محتوى الاجتماع.

تغريدة تويتر تنشئ مقتطفات قابلة للمشاركة على مواقع التواصل الاجتماعي.

منشور المدونة يحول المناقشة المسجلة إلى مسودة منظمة.

تنظيف التنسيق ينظم أي ملاحظة صوتية خام إلى نص قابل للقراءة.

هذه الإجراءات السبع تغير معادلة عائد الاستثمار في ملاحظات الاجتماعات. لم يعد الوقت المستثمر في الاجتماع تكلفة ضائعة. بل يصبح ناتجًا قابلاً للاستخدام لحظة انتهاء التسجيل.

أجهزة مصممة لتتناسب مع الطريقة التي تجري بها الاجتماعات فعليًا

تقدم Remi8 AI أيضًا جهازًا مخصصًا لتسجيل الاجتماعات يعمل بالذكاء الاصطناعي، مصمم خصيصًا لبيئات الاجتماعات الواقعية. وبفضل نطاق تسجيل يصل إلى 15 مترًا، فإنه يلتقط كل الأصوات في الغرفة، وليس فقط صوت الشخص الأقرب إلى الهاتف. تسمح البطارية التي تدوم 30 ساعة بتغطية ورش العمل التي تستمر طوال اليوم والمؤتمرات متعددة الجلسات دون الحاجة إلى إعادة الشحن. ويضمن سعة التخزين الداخلية التي تبلغ 64 جيجابايت عدم فقدان أي شيء حتى في حالة عدم وجود اتصال بالشبكة.

تحدد ميزة تحديد المتحدث من قال ماذا، وهو أمر بالغ الأهمية عندما تحتاج ملاحظات الاجتماع إلى نسب القرارات والالتزامات بدقة إلى أفراد معينين. يعمل الجهاز دون اتصال بالإنترنت، وهو أمر مهم في البيئات الآمنة التي يتم فيها تقييد التسجيل السحابي.

لنتخيل فريقًا مكونًا من عشرة محترفين يقضون في المتوسط خمس ساعات في الاجتماعات أسبوعيًا لكل منهم. هذا يعني 50 ساعة من وقت الاجتماعات أسبوعيًا على مستوى الفريق، أو ما يقارب 2,500 ساعة سنويًا. وبتكلفة متكاملة متوسطة تبلغ 75 دولارًا في الساعة للعامل المعرفي، فإن هذا يمثل 187,500 دولار سنويًا مستثمرة في وقت الاجتماعات.

إذا كانت مشكلة ملاحظات الاجتماعات غير المستخدمة تعني أن 90 في المائة من القرارات والالتزامات الصادرة عن تلك الاجتماعات لا يتم تنفيذها بشكل جيد، فإن العائد الفعلي على استثمار الـ 187,500 دولار يكون منخفضًا بشكل كارثي. يتم إعادة النظر في القرارات. يتكرر العمل. يتم تجاوز المواعيد النهائية. الاجتماعات التي كان من المفترض أن تدفع التنفيذ تؤدي في الواقع إلى إبطائه.

عندما تسد ملاحظات الاجتماعات المدعومة بالذكاء الاصطناعي هذه الفجوة وترفع نسبة متابعة الاجتماعات من 10 في المائة إلى 60 أو 70 في المائة، يزداد العائد على نفس استثمار الاجتماعات بمقدار خمسة إلى سبعة أضعاف. هذا ليس تحسناً هامشياً. إنه تحول جذري في كيفية قيام الاجتماعات بخلق القيمة.

يبدأ المسار العملي لاستخدام ملاحظات الاجتماعات بشكل أفضل بثلاثة تغييرات:

سجل كل اجتماع باستخدام أداة مدعومة بالذكاء الاصطناعي. توقف عن تدوين الملاحظات يدويًا تمامًا. دع مسجل الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي يلتقط المحادثة بالكامل بينما تركز أنت على المناقشة.

قم بإنشاء مخرجات منظمة على الفور. استخدم إجراءات الذكاء الاصطناعي الخاصة بتقرير الاجتماع وقائمة المهام فور انتهاء التسجيل. لا تنتظر. المخرجات المنظمة جاهزة في ثوانٍ.

شارك واتخذ الإجراءات قبل الاجتماع التالي. أرسل الملخص الذي أنشأه الذكاء الاصطناعي إلى جميع المشاركين في غضون ساعة واحدة. أنشئ مهام من قائمة المهام. دع التذكيرات الذكية تتعقب الالتزامات.

تحول هذه التغييرات الثلاثة الاجتماعات من تكلفة مهدرة إلى عملية موثقة وقابلة للتنفيذ والتتبع. تصبح نسبة الـ 10 في المائة التي يتم استخدامها 70 في المائة أو أكثر.

مشكلة الـ 10 في المائة حقيقية وقابلة للقياس ومكلفة. لكنها أيضًا قابلة للإصلاح تمامًا. الإخفاقات الهيكلية التي تجعل ملاحظات الاجتماعات غير المستخدمة هي القاعدة، مثل التنسيق الخاطئ، وعدم وجود نظام استرجاع، وعدم وجود محفزات للمتابعة، كلها لها حلول مباشرة في ملاحظات الاجتماعات المدعومة بالذكاء الاصطناعي وتكنولوجيا الملاحظات الصوتية المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

يوجد Remi8 AI لسد هذه الفجوة. لتحويل كل محادثة مسجلة إلى أصل منظم وقابل للبحث وقابل للتنفيذ. لتحويل 90 في المائة من القرارات والالتزامات التي لا يتم تنفيذها حاليًا إلى عمل مكتمل.

الاجتماعات تجري بالفعل. الاستثمار قد تم بالفعل. السؤال الوحيد هو ما إذا كنت تحصل على عائد بنسبة 10 في المائة أو 70 في المائة على هذا الاستثمار.

قم بتنزيل Remi8 AI Voice Notes مجانًا على iOS و Android. ابدأ أول اجتماع مدعوم بالذكاء الاصطناعي اليوم على remi8.ai.