كيف يمكن تسجيل اجتماعات Microsoft Teams والحصول على نصوصها؟

يُعد Microsoft Teams الأداة التعاونية الرئيسية للفرق التي تعمل عن بُعد أو بنظام هجين عند التواصل فيما بينها. فمن تفعيل ميزة التسجيل الخاصة به إلى تحويل الكلام إلى نص، هناك العديد من الميزات التي يمكن الاستفادة منها. ومع ذلك، عادةً ما تكون النتيجة النهائية نصًا مطولًا وفوضويًا، يصعب للغاية تصفحه.

يعد تسجيل الاجتماع أمرًا بسيطًا، ولكن التحدي الحقيقي يكمن في فهم محتوى هذا الاجتماع لاحقًا. وهنا يأتي دور Remi8، الأداة المبتكرة التي تحول ملاحظات الاجتماع التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي إلى رؤى منظمة. دعونا نتعمق أكثر ونجمع رؤى واضحة حول كيفية استخدام تسجيل Microsoft Teams بحكمة مع Remi8.

كيفية تسجيل اجتماع Microsoft Teams: الخطوات التي يجب مراعاتها؟

باستخدام Microsoft Teams، يمكنك تسجيل اجتماعات Teams لضمان عدم فقدان أي محادثات أو عروض تقديمية أو قرارات مهمة تتم خلالها. يمكن الاستماع إلى اجتماعات Teams المسجلة مرة أخرى لاحقًا، وتحويلها من كلام إلى نص، كما تتيح لك توثيقها للاستخدام لاحقًا.

لمساعدتك في عملية تسجيل اجتماع Microsoft Teams خطوة بخطوة، اتبع الإرشادات التالية:

الخطوة 1: بدء اجتماع Microsoft Teams أو الانضمام إليه

يمكن تسجيل الاجتماعات، سواء كانت جزءًا من الجدول الزمني المخطط لشركتك أو مكالمة مفاجئة. ومع ذلك، ستكون لدى المؤسسة التي تعمل بها قواعد محددة بشأن من يمكنه بدء التسجيل أثناء الاجتماع (أي أن يكون منظم الاجتماع و/أو مقدم العرض).

الخطوة 2: الوصول إلى قائمة ”المزيد من الخيارات“

أثناء وجودك في اجتماع نشط، سترى شريط أدوات الاجتماع. انقر على النقاط الثلاث الرأسية أو ”المزيد من الخيارات“ للوصول إلى عناصر التحكم الإضافية.

الخطوة 3: اختر ”بدء التسجيل“

حدد الخيار ”بدء التسجيل“ لتسجيل الصوت أثناء الاجتماع. عند بدء التسجيل، سيشاهد جميع المشاركين إشعارًا لإعلامهم بأن الاجتماع يتم تسجيله. بالإضافة إلى ذلك، عند تمكين هذه الميزة، سيبدأ Teams في النسخ المباشر للمكالمة عبر أداة النسخ الذكية للاجتماعات.

الخطوة 4: موقع تخزين التسجيل

بمجرد انتهاء الاجتماع، يتم حفظ التسجيل تلقائيًا في التخزين السحابي. يمكن العثور على تسجيلات الاجتماعات الشخصية في مساحة تخزين OneDrive الخاصة بك، بينما يتم حفظ تسجيلات اجتماعات القنوات في SharePoint. سيتم توفير رابط لجميع المشاركين حتى يتمكنوا من الوصول إلى التسجيل بمجرد تحميله إلى موقع التخزين.

الخطوة 5: الوصول إلى النص

إذا تم تمكين النسخ الصوتي لاجتماعك، فسيتم إنشاء النص تلقائيًا أثناء ملخص الاجتماع، في دردشة Teams وصفحة التسجيل. ومع ذلك، فإن توفر ميزة النسخ الصوتي سيعتمد على خطة Microsoft 365 الخاصة بك بالإضافة إلى إعدادات المسؤول.

ما هي بعض قيود النصوص الأصلية في Microsoft Teams؟

يحتوي Microsoft Teams على ميزة نسخ أساسية. ومع ذلك، فإن الواقع هو أن العديد من المهنيين قد واجهوا بالفعل مشكلة صعوبة مراجعة الاجتماعات الطويلة. في حين أن Microsoft Teams يساعد من خلال ميزة تحويل الكلام إلى نص، غالبًا ما يستغرق الأمر بعض الوقت الإضافي لاستخلاص رؤى حقيقية من النص.

1. غالبًا ما تكون النصوص طويلة ويصعب فحصها

يمكن أن ينتج عن اجتماع مدته ساعة واحدة مئات أو حتى آلاف الكلمات. بدلاً من الحصول على رؤى سريعة للبحث عنها، قد يحصل المستخدمون فقط على كتل كبيرة من النص. يصعب البحث عنها وتحديد موقعها. 

2. الخطأ في تحديد المتحدثين

قد يخطئ Teams في تحديد هويات المتحدثين من خلال التعرف الخاطئ على من يتحدث، خاصةً عندما يتحدث عدة أفراد في وقت واحد. عندما تتداخل المحادثات أو يحدث تداخل في الكلام، قد يصبح من الصعب للغاية قراءة النصوص. 

3. عدم وجود ملخصات تلقائية للاجتماعات

بينما تعرض النصوص الأصلية ما قيل، فإنها لا توفر ملاحظات اجتماع مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل الملخصات أو النقاط البارزة أو الملخصات المواضيعية للمحادثات. لذلك، لا يزال على المستخدم تحديد ما تمت مناقشته بنفسه.

4. عدم استخراج بنود العمل

بينما تتوفر إمكانية تسجيل الصوت، لا يوجد خيار للتعرف التلقائي على المهام والمواعيد النهائية والمتابعات من النص. وبالتالي، سيتعين على الفرق مراجعة كل نص من هذه النصوص لتحديد المعلومات الأساسية.

5. تنسيق محدود للنصوص

في معظم الأحيان، يقدم Microsoft Teams للمستخدمين كتلة نصية كثيفة عند إنشاء نص أصلي. ونتيجة لذلك، يواجه المستخدم صعوبة في التمييز البصري بين الفقرات عند قراءة النصوص.

تحويل تسجيلات Microsoft Teams إلى رؤى واضحة باستخدام الأداة المبتكرة Remi8

عندما تسجل الاجتماعات باستخدام Microsoft Teams، سيُظهر لك التسجيل ما تمت مناقشته. ومع ذلك، قد يتطلب معرفة ما قيل في وقت لاحق بعض الجهد الإضافي. وهنا يأتي دور Remi8، برنامج النسخ الصوتي المدعوم بالذكاء الاصطناعي، ليوفر لك طبقة ذكاء بعد انتهاء اجتماعك.

1. قد تتطلب مراجعة المناقشات لاحقًا جهدًا إضافيًا:

2. عندما تسجل الاجتماعات باستخدام Microsoft Teams، يُظهر التسجيل ما تمت مناقشته خلال الاجتماع. ومع ذلك، قد يتطلب تحديد نقاط معينة أو فهم ما قيل في وقت لاحق مزيدًا من الوقت والجهد.

3. يضيف Remi8 ذكاءً بعد انتهاء الاجتماع:

4. وهنا يأتي دور Remi8 لتوفير طبقة ذكاء بعد انتهاء اجتماعك. فبدلاً من تقديم تسجيل كامل أو نص طويل، يساعد البرنامج في تحويل محتوى الاجتماع إلى معلومات منظمة وقابلة للاستخدام.

5. نصوص منظمة باستخدام الذكاء الاصطناعي لنسخ الاجتماعات:

6. بدلاً من الحصول على الاجتماع بأكمله في شكل نص واحد طويل، يستخدم Remi8 الذكاء الاصطناعي المتقدم لنسخ الاجتماعات. وهو يتيح تحويل الاجتماع المسجل إلى مستند منظم وقابل للقراءة. وبالتالي، يمكن للمستخدمين جمع أفضل الأفكار من نصوص واضحة مع ملخصات قصيرة. 

7. تنظيم أفضل مع ملاحظات الاجتماعات المدعومة بالذكاء الاصطناعي:

8. باستخدام ملاحظات الاجتماعات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يصنف Remi8 المناقشات التي تدور خلال الاجتماع. وهذا يسهل على أعضاء الفريق تحديد النقاط المهمة، وتتبع القرارات، ومتابعة بنود العمل دون الحاجة إلى مراجعة تسجيل الاجتماع بالكامل.

9. سير عمل بسيط مع تسجيلات Microsoft Teams:

10. تسجيل اجتماع في Microsoft Teams أمر بسيط. بمجرد اكتمال التسجيل، يمكنك تحميله بسهولة إلى Remi8، حيث تقوم المنصة تلقائيًا بإنشاء نصوص منظمة وملخصات ورؤى من الاجتماع.

كيفية استخدام أداة Remi8 لنصوص اجتماعات Teams: دليل تفصيلي؟

عند استخدام Remi8 لتسجيل اجتماعات Microsoft Teams، تكون العملية بسيطة. ما عليك سوى اتباع الخطوات وستتمكن فريقك من تسجيل الاجتماعات ومراجعتها بسهولة.

الخطوة 1: ابدأ بتسجيل الاجتماع

أولاً، استخدم Microsoft Teams لتسجيل الاجتماع باستخدام ميزة التسجيل المدمجة. بمجرد الانتهاء من التسجيل، يمكنك تنزيل الملف المسجل ثم تحميله إلى أداة Remi8. 

الخطوة 2: إنشاء نصوص بالذكاء الاصطناعي

بعد تحميل الملف، يقوم Remi8، برنامج النسخ بالذكاء الاصطناعي، بتحويل التسجيل إلى مستند مناسب. يتيح ذلك للمستخدم إنتاج نص دقيق منسق في فقرات قابلة للقراءة مع نص مبسط وقابل للبحث. 

الخطوة 3: تخزين أصوات المتحدثين بشكل منفصل

بالنسبة لجميع المتحدثين في النص، يقوم Remi8 تلقائيًا بفصل الكلمات المسجلة للمتحدثين. وبالتالي، يمكنك بسهولة تتبع من قال ماذا ومتى خلال محادثة متعددة الأشخاص.

الخطوة 4: التنقل باستخدام الطابع الزمني

يحتوي كل قسم من النص على رابط نشط يتضمن طابعًا زمنيًا. وهذا يتيح للمستخدمين الانتقال بسرعة إلى الأقسام التي تهمهم، مثل القرارات المهمة التي تم اتخاذها، أو الأسئلة التي تم طرحها، أو المناقشات المهمة الأخرى، دون الحاجة إلى مراجعة التسجيل بأكمله.

الخطوة 5: إجراءات الذكاء الاصطناعي للحصول على رؤية حول الاجتماع

يعمل Remi8 أيضًا كمدون ملاحظات آلي يعمل بالذكاء الاصطناعي. فهو يقوم تلقائيًا بإنشاء ملخصات للاجتماعات ووثائق منظمة، ويستخرج بنود الإجراءات تلقائيًا.

نصوص Microsoft Teams مقابل نصوص Remi8: ما هي الاختلافات الأساسية

عادةً ما تكون نصوص Microsoft Teams مجرد نصوص طويلة ومكثفة ناتجة عن تحويل الكلام إلى نص. لكن Remi8 يحول تلك التسجيلات إلى نصوص منظمة وملخصات ورؤى قابلة للتطبيق. وفيما يلي جدول يوضح الفرق بين هذين النظامين - 

يوضح هذا الجدول بوضوح أن تسجيل الاجتماعات في Microsoft Teams يمكنه التقاط المحادثات الحقيقية، ولكن فهمها بشكل صحيح لاحقًا يتطلب بعض الجهد الإضافي. ولكن مع Remi8، يختلف السيناريو. نظرًا لأن التسجيلات تصبح أكثر تنظيمًا، فإنها تتيح للفرق المشاركة بسرعة في مناقشات المراجعة، وتتبع القرارات في الوقت الفعلي، والمضي قدمًا بكفاءة.

من يمكنه الاستفادة من نصوص اجتماعات Remi8 المدعومة بالذكاء الاصطناعي؟

هناك العديد من المهنيين الذين يستفيدون من استخدام توثيق الاجتماعات المنظم المدعوم بتقنية النسخ الصوتي للاجتماعات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي من Remi8. وفيما يلي مثالان على كيفية مساعدة تقنية النسخ الصوتي للاجتماعات القائمة على الذكاء الاصطناعي للأفراد وكذلك للقطاعات المختلفة. 

1. المديرون وقادة الفرق

2. غالبًا ما يحتاج المديرون إلى مراجعة الاجتماعات بسرعة دون الحاجة إلى إعادة تشغيل الاجتماع بأكمله. باستخدام النصوص المنظمة والملاحظات التي تم إنشاؤها بواسطة تقنية الذكاء الاصطناعي لنسخ محاضر الاجتماعات، يمكنهم بسهولة مراجعة نقاط القرار الحاسمة وبنود المتابعة، كما يمكنهم توزيع ملخصات موجزة للاجتماعات.

3. الفرق البعيدة والموزعة

4. تعتمد الفرق البعيدة على تسجيلات الاجتماعات كطريقة رئيسية للبقاء على اتصال مع زملائهم. تتوفر للشركات خدمات مثل Remi8 التي تحول هذه التسجيلات إلى ملاحظات نصية صوتية قابلة للبحث. وهذا يساعدهم على تتبع مناقشات المشاريع، والحصول على سجلات اجتماعات يمكن الوصول إليها، وتحسين إجراءات المتابعة عبر مناطق زمنية مختلفة.

5. المستشارون والوكالات

6. نظرًا لأن المستشارين غالبًا ما يسجلون محادثاتهم مع العملاء للتوثيق، فإن الطريقة الفعالة لمشاركة ملخص احترافي لتلك المحادثات هي إنشاء نصوص منظمة وتقارير اجتماعات بدلاً من تدوين الملاحظات يدويًا.

بعض أفضل الممارسات لتسجيل اجتماعات Teams ونسخها

للحصول على أقصى عائد على الاستثمار من الوقت والمال المنفقين على تسجيل الاجتماع، اتبع هذه الممارسات الفضلى دون استثناء.

• قبل التسجيل، أبلغ المشاركين دائمًا مسبقًا حتى لا يكون هناك أي لبس بشأن سبب تسجيلهم.

• تأكد من تمكين خيار النسخ التلقائي قبل الاجتماع حتى يتم تحويل المحادثات تلقائيًا إلى نص.

• تأكد من خلو التسجيلات من أي ضوضاء في الخلفية لنسخ المحادثات بدقة.

• اطلب من شخص ما مراجعة الملخص الذي تم إنشاؤه تلقائيًا للتأكد من أنه قد تم تسجيل أي/جميع النقاط المهمة التي تم طرحها في الاجتماع.

• قم بتخزين الملاحظات الصوتية إلى نصية في مكان مشترك حتى يتمكن جميع أعضاء الفريق من الرجوع إلى الرؤى المساعدة من الاجتماعات السابقة.

باستخدام هذه الممارسات، يضمن الفريق أن الاجتماعات ستكون بمثابة وثائق مكتوبة قيّمة، وليس مجرد ملفات غير مستخدمة.

خاتمة

يتيح Microsoft Teams للمستخدمين تسجيل المحادثات بسهولة أثناء الاجتماعات، لكن إمكانيات النسخ المدمجة في البرنامج توفر دعمًا أساسيًا لإنشاء نسخة نصية لتلك المكالمة. ومع ذلك، عند مراجعة النصوص الطويلة، قد يكون من الصعب إلى حد ما تحديد المعلومات ذات القيمة.

تحتاج فرق العمل الحديثة اليوم إلى أن تسفر اجتماعاتها عن نتائج ملموسة، وليس مجرد تسجيلات. ومن خلال الاستفادة من أدوات الذكاء الاصطناعي الخاصة بنسخ الاجتماعات، يمكن تحويل تسجيلات Teams إلى ملخص منظم وجاهز للاستخدام حسب رغبتك.