Comment enregistrer des réunions Microsoft Teams et obtenir des transcriptions ?

Microsoft Teams est le principal outil de collaboration utilisé par les équipes à distance et hybrides pour communiquer entre elles. De l'activation de sa propre fonctionnalité d'enregistrement à la conversion de la parole en texte, il offre de nombreuses fonctionnalités. Cependant, le résultat final se présente généralement sous la forme d'une transcription longue et confuse, extrêmement difficile à parcourir.

Enregistrer une réunion est simple, mais c'est dans la compréhension ultérieure de cette même réunion que réside le véritable défi. C'est là qu'intervient Remi8, un outil innovant qui transforme les notes de réunion générées par l'IA en informations structurées. Approfondissons le sujet et découvrons comment utiliser judicieusement l'enregistrement Microsoft Teams avec Remi8.

Comment enregistrer une réunion Microsoft Teams : étapes à suivre ?

Grâce à Microsoft Teams, vous pouvez enregistrer vos réunions afin de ne manquer aucune conversation, présentation ou décision importante qui y est abordée. Les enregistrements de réunions Teams peuvent être réécoutés ultérieurement, convertis en texte et vous permettent de les archiver pour une utilisation future.

Pour vous aider à suivre la procédure simple, étape par étape, d'enregistrement d'une réunion Microsoft Teams, veuillez suivre les instructions ci-dessous :

Étape 1 : Lancer ou rejoindre une réunion Microsoft Teams

Les réunions peuvent être enregistrées, qu'elles fassent partie du calendrier prévu de votre entreprise ou qu'il s'agisse d'un appel imprévu. Cependant, l'organisation pour laquelle vous travaillez aura établi des règles concernant les personnes autorisées à lancer un enregistrement pendant une réunion (c'est-à-dire l'organisateur de la réunion et/ou le présentateur).

Étape 2 : Accédez au menu « Plus d'options »

Lors d'une réunion en cours, la barre d'outils de la réunion s'affiche. Cliquez sur les trois points verticaux ou sur « Plus d'options » pour accéder aux commandes supplémentaires.

Étape 3 : Choisissez « Démarrer l'enregistrement »

Sélectionnez l'option « Démarrer l'enregistrement » pour capturer le son pendant la réunion. Lorsque l'enregistrement commence, tous les participants verront une notification les informant que la réunion est en cours d'enregistrement. De plus, lorsque cette fonctionnalité est activée, Teams lancera la transcription en direct de l'appel via l'outil de transcription de réunion basé sur l'IA.

Étape 4 : Emplacement de stockage de l'enregistrement

Une fois la réunion terminée, l'enregistrement est automatiquement sauvegardé dans le stockage cloud. Les enregistrements des réunions personnelles se trouvent dans votre espace de stockage OneDrive, tandis que ceux des réunions de canal sont enregistrés dans SharePoint. Un lien sera fourni à tous les participants afin qu'ils puissent accéder à l'enregistrement une fois qu'il aura été téléchargé vers l'emplacement de stockage.

Étape 5 : Accéder à la transcription

Si la transcription a été activée pour votre réunion, celle-ci sera automatiquement générée lors du récapitulatif de la réunion, dans le chat Teams et sur la page d'enregistrement. Cependant, la disponibilité de la fonctionnalité de transcription dépendra de votre abonnement Microsoft 365 ainsi que des paramètres d'administration.

Quelles sont les limites des transcriptions natives de Microsoft Teams ?

Microsoft Teams dispose d'une fonctionnalité de transcription basique. Cependant, la réalité est que de nombreux professionnels ont déjà été confrontés à la difficulté de passer en revue de longues réunions. Bien que Microsoft Teams facilite la tâche grâce à sa fonctionnalité de reconnaissance vocale, il faut souvent un certain temps supplémentaire pour extraire des informations pertinentes de la transcription.

1. Les transcriptions sont souvent longues et difficiles à parcourir

Une réunion d'une heure peut générer des centaines, voire des milliers de mots. Au lieu de disposer d'informations clés à rechercher rapidement, les utilisateurs peuvent se retrouver face à de longs blocs de texte. Ceux-ci sont difficiles à parcourir et à localiser. 

2. Erreurs d'identification des intervenants

Teams peut se tromper sur l'identité des intervenants en identifiant de manière erronée qui parle, en particulier lorsque plusieurs personnes s'expriment en même temps. Lorsque les conversations se chevauchent ou qu'il y a des interférences, les transcriptions peuvent devenir très difficiles à lire. 

3. Absence de résumés automatiques des réunions

Si la transcription native montre ce qui a été dit, elle ne fournit pas de notes de réunion générées par l'IA, telles qu'un résumé, des points clés ou un résumé thématique des conversations. L'utilisateur doit donc toujours déterminer par lui-même ce qui a été discuté.

4. Les actions à mener ne sont pas extraites

Bien qu'il soit possible de capturer la voix, il n'existe aucun moyen d'identifier automatiquement les tâches, les échéances et les suivis à partir de la transcription. Les équipes doivent donc parcourir chacune de ces transcriptions pour en extraire les informations clés.

5. Mise en forme limitée des transcriptions

La plupart du temps, Microsoft Teams fournit aux utilisateurs un bloc de texte dense lorsqu'il crée une transcription native. Par conséquent, l'utilisateur a plus de mal à distinguer visuellement les paragraphes lorsqu'il lit les transcriptions.

Transformer les enregistrements Microsoft Teams en informations claires grâce à l'outil innovant Remi8

Lorsque vous enregistrez des réunions avec Microsoft Teams, l'enregistrement vous montre ce qui a été discuté. Cependant, retrouver ce qui a été dit à une date ultérieure peut demander un effort supplémentaire. C'est là que Remi8, le logiciel de transcription basé sur l'IA, vous apporte une couche d'intelligence une fois la réunion terminée.

1. Revoir les discussions plus tard peut demander un effort supplémentaire :

2. Lorsque vous enregistrez des réunions à l'aide de Microsoft Teams, l'enregistrement montre ce qui a été discuté pendant la réunion. Cependant, repérer des points spécifiques ou comprendre ce qui a été dit à une date ultérieure peut nécessiter du temps et des efforts supplémentaires.

3. Remi8 ajoute une couche d'intelligence une fois la réunion terminée :

4. C'est là que Remi8 apporte une couche d'intelligence une fois votre réunion terminée. Au lieu de simplement proposer un enregistrement complet ou une longue transcription, il aide à transformer le contenu de la réunion en informations structurées et exploitables.

5. Des transcriptions structurées grâce à l'IA de transcription de réunion :

6. Plutôt que de présenter l'intégralité de la réunion sous la forme d'une longue transcription, Remi8 utilise une IA avancée de transcription de réunion. Cela permet de convertir la réunion enregistrée en un document structuré et lisible. Ainsi, les utilisateurs peuvent tirer les meilleures informations de transcriptions claires accompagnées de courts résumés. 

7. Une meilleure organisation grâce aux notes de réunion générées par l'IA :

8. Grâce aux notes de réunion générées par l'IA, Remi8 classe les discussions qui ont lieu pendant la réunion. Cela permet aux membres de l'équipe d'identifier plus facilement les points importants, de suivre les décisions et d'assurer le suivi des actions à mener sans avoir à revoir l'intégralité de l'enregistrement de la réunion.

9. Un flux de travail simple avec les enregistrements Microsoft Teams :

10. Enregistrer une réunion dans Microsoft Teams est simple. Une fois l'enregistrement terminé, vous pouvez facilement le télécharger sur Remi8, où la plateforme génère automatiquement des transcriptions organisées, des résumés et des informations tirées de la réunion.

Comment utiliser l'outil Remi8 pour les transcriptions de réunions Teams : guide étape par étape ?

Lorsque vous utilisez Remi8 pour enregistrer des réunions Microsoft Teams, le processus est simple. Il suffit de suivre les étapes et votre équipe pourra facilement enregistrer et réviser les réunions.

Étape 1 : Commencez par enregistrer la réunion

Tout d'abord, utilisez Microsoft Teams pour enregistrer la réunion à l'aide de la fonctionnalité d'enregistrement intégrée. Une fois l'enregistrement terminé, vous pouvez télécharger le fichier enregistré, puis le transférer vers l'outil Remi8. 

Étape 2 : Générer une transcription IA

Une fois le fichier transféré, Remi8, le logiciel de transcription IA, convertit l'enregistrement en un document structuré. Il permet à l'utilisateur d'obtenir une transcription précise, mise en forme en paragraphes lisibles avec un texte simplifié et consultable. 

Étape 3 : Stockage séparé des voix des intervenants

Pour tous les intervenants figurant dans la transcription, Remi8 sépare automatiquement les propos enregistrés de chacun. Vous pouvez ainsi identifier plus facilement qui a dit quoi et quand au cours d'une conversation à plusieurs.

Étape 4 : Navigation par horodatage

Chaque section de la transcription comporte un lien hypertexte actif incluant un horodatage. Cela permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux sections qui les intéressent, telles que les décisions importantes prises, les questions posées ou d'autres discussions importantes, sans avoir à réécouter l'intégralité de l'enregistrement.

Étape 5 : Actions IA pour une meilleure compréhension de la réunion

Remi8 fonctionne également comme un preneur de notes IA automatisé. Il génère automatiquement des résumés de réunion et des documents structurés, et extrait automatiquement les points d'action.

Transcription Teams vs transcription Remi8 : quelles sont les principales différences ?

Une transcription classique de Microsoft Teams n'est qu'un texte long et dense issu de la conversion de la parole en texte. Remi8, en revanche, transforme ces enregistrements en transcriptions structurées, en résumés et en informations exploitables. Vous trouverez ci-dessous un tableau présentant les différences entre ces deux solutions : 

Ce tableau montre clairement que l'enregistrement des réunions dans Microsoft Teams permet de capturer des conversations authentiques, mais que leur bonne compréhension ultérieure nécessite un effort supplémentaire. Avec Remi8, le scénario est différent. Les enregistrements étant beaucoup mieux organisés, les équipes peuvent rapidement participer à des discussions de révision, suivre les décisions en temps réel et aller de l'avant efficacement.

À qui s'adressent les transcriptions de réunions générées par l'IA de Remi8 ?

De nombreux professionnels tirent profit de la documentation structurée des réunions générée par l'IA de transcription de Remi8. Voici deux exemples illustrant comment la transcription de réunions basée sur l'IA peut aider aussi bien les particuliers que les secteurs d'activité. 

1. Managers et chefs d'équipe

2. Les managers ont souvent besoin de passer rapidement en revue les réunions sans avoir à les réécouter dans leur intégralité. Grâce aux transcriptions structurées et aux notes générées par la transcription IA des réunions, ils peuvent facilement revenir sur les points de décision critiques et les actions à suivre, et diffuser des résumés concis des réunions.

3. Équipes à distance et dispersées

4. Les équipes à distance s'appuient sur les enregistrements de réunions comme principal moyen de rester en phase avec leurs collègues. Les entreprises disposent de services tels que Remi8 qui convertissent ces enregistrements en notes de transcription audio consultables. Cela leur permet de suivre les discussions relatives aux projets, de disposer d’enregistrements de réunions accessibles et d’améliorer les actions de suivi entre différents fuseaux horaires.

5. Consultants et agences

6. Comme les consultants enregistrent souvent leurs conversations avec leurs clients à des fins de documentation, un moyen efficace de partager un résumé professionnel de ces conversations consiste à créer des transcriptions structurées et des comptes-rendus de réunion plutôt que de prendre des notes manuellement.

Quelques bonnes pratiques pour enregistrer et transcrire les réunions Teams

Pour optimiser le retour sur investissement du temps et de l'argent consacrés à l'enregistrement d'une réunion, suivez sans faute ces bonnes pratiques.

• Avant l'enregistrement, informez toujours les participants à l'avance afin qu'il n'y ait aucune confusion quant à la raison pour laquelle ils sont enregistrés.

• Assurez-vous d'activer l'option de transcription automatique avant la réunion afin que les conversations soient automatiquement transcrites en texte.

• Assurez-vous que les enregistrements sont exempts de tout bruit de fond pour transcrire les conversations avec précision.

• Demandez à quelqu'un de relire le résumé généré automatiquement pour vous assurer qu'il a bien capturé tous les points importants soulevés lors de la réunion.

• Conservez les notes de transcription dans un emplacement commun afin que tous les membres de l'équipe puissent se référer aux informations issues des réunions précédentes.

En suivant ces bonnes pratiques, l'équipe s'assure que les réunions serviront de documentation écrite précieuse, et non de simples fichiers inutilisés.

Conclusion

Microsoft Teams permet d'enregistrer facilement les conversations pendant les réunions, mais les fonctionnalités de transcription intégrées n'offrent qu'une aide de base pour créer une transcription de ces appels. Il peut toutefois s'avérer difficile, lorsqu'on parcourt de longues transcriptions, de déterminer quelles informations sont pertinentes.

Les équipes d'aujourd'hui ont besoin que leurs réunions aboutissent à des résultats concrets, et pas seulement à des enregistrements. En tirant parti des outils d'IA dédiés à la transcription des réunions, les enregistrements Teams peuvent être convertis en un résumé structuré, prêt à être utilisé à votre guise.