Wie kann man Microsoft Teams-Besprechungen aufzeichnen und Transkripte erstellen?

Microsoft Teams ist das wichtigste Tool für die Zusammenarbeit von Remote- und Hybrid-Teams bei der Kommunikation untereinander. Von der integrierten Aufzeichnungsfunktion bis hin zur Umwandlung von Sprache in Text stehen zahlreiche Funktionen zur Verfügung. In der Regel entsteht jedoch ein langatmiges und unübersichtliches Transkript, in dem man sich nur schwer zurechtfindet.

Das Aufzeichnen eines Meetings ist einfach, doch die eigentliche Herausforderung besteht darin, dieses Meeting später zu verstehen. Hier kommt Remi8 ins Spiel, das innovative Tool, das die KI-Meeting-Notizen in übersichtliche Erkenntnisse umwandelt. Lassen Sie uns tiefer eintauchen und klare Erkenntnisse darüber gewinnen, wie man die Microsoft Teams-Aufzeichnung mit Remi8 sinnvoll nutzt.

So nehmen Sie ein Microsoft Teams-Meeting auf: Was ist zu beachten?

Mit Microsoft Teams können Sie Teams-Meetings aufzeichnen, um sicherzustellen, dass Ihnen keine wichtigen Gespräche, Präsentationen und Entscheidungen entgehen, die darin stattfinden. Aufgezeichnete Teams-Meetings können später erneut angehört, in Text umgewandelt und für die spätere Verwendung dokumentiert werden.

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um Ihnen den einfachen Schritt-für-Schritt-Prozess zur Aufzeichnung eines Microsoft Teams-Meetings zu erleichtern:

Schritt 1: Starten Sie ein Microsoft Teams-Meeting oder nehmen Sie daran teil

Meetings können aufgezeichnet werden, unabhängig davon, ob sie Teil des geplanten Zeitplans Ihres Unternehmens sind oder es sich um einen spontanen Anruf handelt. Allerdings hat die Organisation, für die Sie arbeiten, Regeln festgelegt, wer während eines Meetings eine Aufzeichnung starten darf (d. h. der Meeting-Organisator und/oder der Präsentator).

Schritt 2: Rufen Sie das Menü „Weitere Optionen“ auf

Während eines aktiven Meetings wird die Meeting-Symbolleiste angezeigt. Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte oder auf „Weitere Optionen“, um die zusätzlichen Steuerelemente aufzurufen.

Schritt 3: Wählen Sie „Aufzeichnung starten“

Wählen Sie die Option „Aufzeichnung starten“, um den Ton während des Meetings aufzuzeichnen. Wenn die Aufzeichnung beginnt, erhalten alle Teilnehmer eine Benachrichtigung, die sie darauf hinweist, dass das Meeting aufgezeichnet wird. Darüber hinaus startet Teams, sofern aktiviert, die Live-Transkription des Anrufs über das KI-Tool zur Besprechungstranskription.

Schritt 4: Speicherort der Aufzeichnung

Sobald die Besprechung endet, wird die Aufzeichnung automatisch im Cloud-Speicher gespeichert. Aufzeichnungen für persönliche Besprechungen finden Sie in Ihrem OneDrive-Speicher, während Aufzeichnungen für Kanalbesprechungen in SharePoint gespeichert werden. Allen Teilnehmern wird ein Link bereitgestellt, über den sie auf die Aufzeichnung zugreifen können, sobald diese in den Speicher hochgeladen wurde.

Schritt 5: Zugriff auf das Transkript

Wenn die Transkription für Ihr Meeting aktiviert wurde, wird das Transkript automatisch während der Zusammenfassung des Meetings im Teams-Chat und auf der Aufzeichnungsseite generiert. Die Verfügbarkeit der Transkriptionsfunktion hängt jedoch von Ihrem Microsoft 365-Abonnement sowie von den Administratoreinstellungen ab.

Was sind die Einschränkungen der nativen Transkripte von Microsoft Teams?

Microsoft Teams verfügt über eine grundlegende Transkriptionsfunktion. In der Praxis haben jedoch viele Fachleute bereits das Problem erlebt, wie schwierig es sein kann, lange Besprechungen nachzuverfolgen. Microsoft Teams unterstützt zwar mit seiner Sprach-zu-Text-Funktion, doch oft benötigt man zusätzliche Zeit, um echte Erkenntnisse aus dem Transkript zu gewinnen.

1. Transkripte sind oft lang und schwer zu überfliegen

Ein einstündiges Meeting kann Hunderte oder sogar Tausende von Wörtern umfassen. Anstatt schnell nach bestimmten Informationen suchen zu können, erhalten Nutzer möglicherweise nur große Textblöcke. Diese sind schwer zu durchsuchen und zu finden. 

2. Falsche Zuordnung der Sprecher

Teams kann die Identität der Sprecher falsch zuordnen, indem es nicht richtig erkennt, wer gerade spricht, insbesondere wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Wenn sich Gespräche überschneiden oder es zu Kreuzgesprächen kommt, können Transkripte sehr schwer lesbar werden. 

3. Keine automatischen Besprechungszusammenfassungen

Das native Transkript zeigt zwar, was gesagt wurde, bietet jedoch keine KI-gestützten Besprechungsnotizen wie Zusammenfassungen, Hervorhebungen oder thematische Übersichten der Gespräche. Daher muss der Nutzer weiterhin selbst herausfinden, was besprochen wurde.

4. Aktionspunkte werden nicht extrahiert

Zwar besteht die Möglichkeit, Sprache zu erfassen, doch gibt es keine Option, Aufgaben, Fristen und Folgeaktionen automatisch aus dem Transkript zu identifizieren. Daher müssten Teams jedes dieser Transkripte durchgehen, um die wichtigsten Informationen zu ermitteln.

5. Eingeschränkte Formatierung der Transkripte

Meistens liefert Microsoft Teams den Benutzern einen dichten Textblock, wenn es ein natives Transkript erstellt. Infolgedessen kann der Benutzer beim Durchlesen der Transkripte Absätze visuell nur eingeschränkt unterscheiden.

Mit dem innovativen Tool Remi8 Microsoft-Teams-Aufzeichnungen in klare Erkenntnisse verwandeln

Wenn Sie Besprechungen mit Microsoft Teams aufzeichnen, zeigt Ihnen die Aufzeichnung, was besprochen wurde. Um jedoch zu einem späteren Zeitpunkt zu erfahren, was genau gesagt wurde, ist unter Umständen zusätzlicher Aufwand erforderlich. Hier kommt Remi8 ins Spiel: Die KI-Transkriptionssoftware bietet Ihnen nach Ende Ihrer Besprechung eine intelligente Auswertungsebene.

1. Das spätere Nachlesen von Diskussionen kann zusätzlichen Aufwand erfordern:

2. Wenn Sie Besprechungen mit Microsoft Teams aufzeichnen, zeigt die Aufzeichnung, was während der Besprechung besprochen wurde. Das Auffinden bestimmter Punkte oder das Verstehen dessen, was gesagt wurde, kann jedoch zu einem späteren Zeitpunkt zusätzliche Zeit und Mühe erfordern.

3. Remi8 sorgt nach Ende der Besprechung für mehr Transparenz:

4. Hier bietet Remi8 nach Ende Ihrer Besprechung eine intelligente Ebene. Anstatt lediglich eine vollständige Aufzeichnung oder ein langes Transkript bereitzustellen, hilft es dabei, den Inhalt der Besprechung in strukturierte und nutzbare Informationen umzuwandeln.

5. Strukturierte Transkripte mithilfe von KI zur Besprechungstranskription:

6. Anstatt die gesamte Besprechung als ein einziges langes Transkript bereitzustellen, nutzt Remi8 fortschrittliche KI zur Besprechungstranskription. Damit lässt sich die aufgezeichnete Besprechung in ein strukturiertes und lesbares Dokument umwandeln. So können Nutzer aus übersichtlichen Transkripten mit kurzen Zusammenfassungen die besten Erkenntnisse gewinnen. 

7. Bessere Organisation mit KI-Besprechungsnotizen:

8. Mit KI-Besprechungsnotizen kategorisiert Remi8 die während der Besprechung geführten Diskussionen. Dies erleichtert es den Teammitgliedern, wichtige Punkte zu identifizieren, Entscheidungen nachzuverfolgen und Aktionspunkte weiterzuverfolgen, ohne die gesamte Besprechungsaufzeichnung durchsehen zu müssen.

9. Einfacher Arbeitsablauf mit Microsoft Teams-Aufzeichnungen:

10. Das Aufzeichnen einer Besprechung in Microsoft Teams ist einfach. Sobald die Aufzeichnung abgeschlossen ist, können Sie sie ganz einfach auf Remi8 hochladen, wo die Plattform automatisch strukturierte Transkripte, Zusammenfassungen und Erkenntnisse aus der Besprechung generiert.

Wie nutzt man das Remi8-Tool für Teams-Besprechungstranskripte: Schritt-für-Schritt-Anleitung?

Wenn Sie Remi8 zur Aufzeichnung von Microsoft Teams-Besprechungen verwenden, ist der Vorgang unkompliziert. Befolgen Sie einfach die Schritte, und Ihr Team kann Besprechungen mühelos aufzeichnen und nachbereiten.

Schritt 1: Beginnen Sie mit der Aufzeichnung der Besprechung

Verwenden Sie zunächst Microsoft Teams, um die Besprechung mit der integrierten Aufzeichnungsfunktion aufzuzeichnen. Sobald die Aufzeichnung abgeschlossen ist, können Sie die aufgezeichnete Datei herunterladen und anschließend in das Tool Remi8 hochladen. 

Schritt 2: KI-Transkription erstellen

Nachdem Sie die Datei hochgeladen haben, wandelt Remi8, die KI-Transkriptionssoftware, die Aufzeichnung in ein lesbares Dokument um. Damit kann der Benutzer ein genaues Transkript erstellen, das in übersichtliche Absätze formatiert ist und vereinfachten, durchsuchbaren Text enthält. 

Schritt 3: Stimmen der Sprecher separat speichern

Remi8 trennt automatisch die gesprochenen Worte aller Sprecher im Transkript. So können Sie bei einem Gespräch mit mehreren Personen leichter nachvollziehen, wer wann was gesagt hat.

Schritt 4: Navigation per Zeitstempel

Jeder Abschnitt des Transkripts verfügt über einen aktiven Hyperlink mit einem Zeitstempel. So können Nutzer schnell zu den Abschnitten springen, die sie interessieren, wie z. B. wichtige getroffene Entscheidungen, gestellte Fragen oder andere wichtige Diskussionen, ohne die gesamte Aufzeichnung durchhören zu müssen.

Schritt 5: KI-Aktionen für Einblicke in Besprechungen

Remi8 fungiert auch als automatisierter KI-Notizführer. Es erstellt automatisch Besprechungszusammenfassungen und strukturierte Dokumente und extrahiert automatisch Aktionspunkte.

Teams-Transkript vs. Remi8-Transkript: Was sind die wesentlichen Unterschiede?

Das typische Microsoft Teams-Transkript ist lediglich ein langer und dichter Text, der durch die Umwandlung von Sprache in Text entsteht. Remi8 hingegen wandelt diese Aufzeichnungen in strukturierte Transkripte, Zusammenfassungen und umsetzbare Erkenntnisse um. Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen diesen beiden – 

Diese Tabelle zeigt deutlich, dass die Aufzeichnung von Besprechungen in Microsoft Teams zwar authentische Gespräche festhalten kann, deren späteres Verständnis jedoch zusätzlichen Aufwand erfordert. Mit Remi8 sieht die Situation jedoch anders aus. Da die Aufzeichnungen wesentlich besser strukturiert sind, können Teams schnell an Nachbesprechungen teilnehmen, Entscheidungen in Echtzeit nachverfolgen und effizient vorankommen.

Wer kann von den KI-Besprechungsprotokollen von Remi8 profitieren?

Es gibt viele Fachleute, die von der Nutzung strukturierter Besprechungsdokumentationen profitieren, die auf der Besprechungstranskriptions-KI von Remi8 basieren. Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele dafür, wie KI-basierte Besprechungstranskriptionen sowohl Einzelpersonen als auch ganzen Branchen helfen können. 

1. Manager und Teamleiter

2. Manager müssen Besprechungen oft schnell nachlesen, ohne die gesamte Besprechung erneut abspielen zu müssen. Mithilfe strukturierter Transkripte und Notizen, die durch KI-gestützte Besprechungstranskription erstellt wurden, können sie wichtige Entscheidungspunkte und Folgeaufgaben leicht nachverfolgen und prägnante Zusammenfassungen der Besprechungen verteilen.

3. Remote- und verteilte Teams

4. Remote-Teams nutzen aufgezeichnete Besprechungen als wichtigste Methode, um mit ihren Kollegen auf dem Laufenden zu bleiben. Unternehmen nutzen Dienste wie Remi8, die diese Aufzeichnungen in durchsuchbare Audio-Transkriptionsnotizen umwandeln. Dies hilft ihnen, den Überblick über Projektdiskussionen zu behalten, auf Besprechungsprotokolle zuzugreifen und Folgeaktionen über verschiedene Zeitzonen hinweg zu verbessern.

5. Berater und Agenturen

6. Da Berater ihre Kundengespräche oft zu Dokumentationszwecken aufzeichnen, ist die Erstellung strukturierter Transkripte und Besprechungsberichte eine effiziente Möglichkeit, eine professionelle Zusammenfassung dieser Gespräche zu teilen, anstatt manuelle Notizen zu machen.

Einige der Best Practices für die Aufzeichnung und Transkription von Teams-Meetings

Um den größtmöglichen ROI aus der Zeit und den Kosten für die Aufzeichnung eines Meetings zu erzielen, sollten Sie diese Best Practices unbedingt befolgen.

• Informieren Sie die Teilnehmer vor der Aufzeichnung immer im Voraus, damit keine Unklarheiten darüber bestehen, warum sie aufgezeichnet werden.

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Option „Automatische Transkription“ vor dem Meeting aktivieren, damit Gespräche automatisch in Text umgewandelt werden.

• Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen frei von Hintergrundgeräuschen sind, um Gespräche genau zu transkribieren.

• Lassen Sie die automatisch generierte Zusammenfassung von jemandem überprüfen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte des Meetings erfasst wurden.

• Speichern Sie die Sprach-zu-Text-Notizen an einem gemeinsamen Ort, damit alle Teammitglieder auf die Erkenntnisse aus früheren Meetings zurückgreifen können.

Durch die Anwendung dieser Vorgehensweisen stellt das Team sicher, dass Meetings als wertvolle schriftliche Dokumentation dienen und nicht einfach als ungenutzte Dateien enden.

Fazit

Mit Microsoft Teams lassen sich Gespräche während Besprechungen ganz einfach aufzeichnen, doch die integrierten Transkriptionsfunktionen bieten nur eine grundlegende Unterstützung bei der Erstellung einer Mitschrift dieser Besprechung. Dennoch kann es beim Durchsehen langer Mitschriften etwas schwierig sein, herauszufinden, welche Informationen wirklich von Wert sind.

Moderne Teams von heute benötigen Besprechungen, die Ergebnisse liefern, und nicht nur Aufzeichnungen. Durch den Einsatz von KI-Tools zur Besprechungstranskription lassen sich Teams-Aufzeichnungen in eine übersichtliche Zusammenfassung umwandeln, auf die Sie jederzeit zugreifen können.