¿Cómo grabar reuniones de Microsoft Teams y obtener transcripciones?

Microsoft Teams es la principal herramienta de colaboración para que los equipos remotos e híbridos se comuniquen entre sí. Desde su propia función de grabación hasta la conversión de voz a texto, ofrece múltiples funciones. Sin embargo, por lo general, el resultado final es una transcripción prolija y desordenada, por lo que resulta extremadamente difícil de consultar.

Grabar una reunión es sencillo, pero comprender esa misma reunión más tarde es donde reside el verdadero reto. Aquí es donde Remi8, la innovadora herramienta, convierte las notas de la reunión generadas por IA en información organizada. Profundicemos y obtengamos información clara sobre cómo utilizar la grabación de Microsoft Teams de forma inteligente con Remi8.

¿Cómo grabar una reunión de Microsoft Teams? ¿Qué pasos hay que seguir?

Al utilizar Microsoft Teams, puedes grabar las reuniones para asegurarte de no perder ninguna conversación, presentación o decisión importante que tenga lugar en ellas. Las reuniones grabadas de Teams se pueden volver a escuchar más tarde, convertir de voz a texto y documentar para su uso posterior.

Para ayudarte con el sencillo proceso paso a paso de grabar una reunión de Microsoft Teams, sigue las instrucciones que se indican a continuación:

Paso 1: Iniciar o unirse a una reunión de Microsoft Teams

Las reuniones se pueden grabar, tanto si forman parte de la agenda planificada de su empresa como si se trata de una llamada improvisada. Sin embargo, la organización para la que trabaja habrá establecido normas sobre quién puede iniciar una grabación durante una reunión (es decir, el organizador de la reunión y/o el presentador).

Paso 2: Acceda al menú «Más opciones»

Mientras se encuentre en una reunión activa, verá la barra de herramientas de la reunión. Haga clic en los tres puntos verticales o en «Más opciones» para acceder a los controles adicionales.

Paso 3: Seleccione «Iniciar grabación»

Seleccione la opción «Iniciar grabación» para capturar el audio durante la reunión. Cuando comience la grabación, todos los participantes verán una notificación para avisarles de que la reunión se está grabando. Además, cuando esté habilitada, Teams iniciará la transcripción en directo de la llamada a través de la herramienta de transcripción de reuniones basada en IA.

Paso 4: Ubicación de almacenamiento de la grabación

Una vez finalizada la reunión, la grabación se guarda automáticamente en el almacenamiento en la nube. Las grabaciones de las reuniones personales se pueden encontrar en su almacenamiento de OneDrive, mientras que las de las reuniones de canal se guardan en SharePoint. Se proporcionará un enlace a todos los participantes para que puedan acceder a la grabación una vez que se haya subido a la ubicación de almacenamiento.

Paso 5: Acceder a la transcripción

Si se ha habilitado la transcripción para su reunión, esta se generará automáticamente durante el resumen de la reunión, en el chat de Teams y en la página de grabación. Sin embargo, la disponibilidad de la función de transcripción dependerá de su plan de Microsoft 365, así como de la configuración del administrador.

¿Cuáles son algunas de las limitaciones de las transcripciones nativas de Microsoft Teams?

Microsoft Teams cuenta con una función básica de transcripción. Sin embargo, la realidad es que muchos profesionales ya se han enfrentado al problema de lo difícil que puede resultar revisar reuniones largas. Aunque Microsoft Teams ayuda con su función de conversión de voz a texto, a menudo se necesita algo más de tiempo para extraer información relevante de la transcripción.

1. Las transcripciones suelen ser largas y difíciles de revisar

Una reunión de una hora puede generar cientos o incluso miles de palabras. En lugar de disponer de información relevante que buscar rápidamente, los usuarios pueden encontrarse únicamente con grandes bloques de texto. Estos son difíciles de buscar y localizar. 

2. Errores en la identificación de los participantes

Teams puede identificar erróneamente a los participantes al confundir quién está hablando, especialmente cuando varias personas hablan a la vez. Cuando se producen conversaciones superpuestas o se entremezclan, las transcripciones pueden resultar muy difíciles de leer. 

3. Ausencia de resúmenes automáticos de las reuniones

Aunque la transcripción nativa muestra lo que se dijo, no proporciona notas de la reunión generadas por IA, como resúmenes, resaltados o resúmenes temáticos de las conversaciones. Por lo tanto, el usuario sigue teniendo que determinar por sí mismo qué se discutió.

4. No se extraen las acciones pendientes

Aunque existe la posibilidad de capturar la voz, no hay opción para identificar automáticamente tareas, plazos y seguimientos a partir de la transcripción. Por lo tanto, los equipos tendrían que revisar cada una de esas transcripciones para determinar la información clave.

5. Formato limitado de las transcripciones

La mayoría de las veces, Microsoft Teams proporciona a los usuarios un bloque de texto denso cuando crea una transcripción nativa. Como resultado, el usuario tiene menos capacidad para diferenciar visualmente los párrafos al leer las transcripciones.

Cómo convertir las grabaciones de Microsoft Teams en información clara con la innovadora herramienta Remi8

Cuando grabas reuniones con Microsoft Teams, la grabación te muestra lo que se debatió. Sin embargo, recordar lo que se dijo más adelante puede requerir un esfuerzo adicional. Aquí es donde Remi8, el software de transcripción basado en IA, te ofrece una capa de inteligencia una vez finalizada la reunión.

1. Revisar los debates más tarde puede suponer un esfuerzo adicional:

2. Cuando grabas reuniones con Microsoft Teams, la grabación muestra lo que se discutió durante la reunión. Sin embargo, localizar puntos específicos o comprender lo que se dijo más adelante puede requerir tiempo y esfuerzo adicionales.

3. Remi8 añade inteligencia una vez finalizada la reunión:

4. Aquí es donde Remi8 proporciona una capa de inteligencia una vez finalizada la reunión. En lugar de limitarse a ofrecer una grabación completa o una transcripción extensa, ayuda a transformar el contenido de la reunión en información estructurada y útil.

5. Transcripciones estructuradas mediante IA de transcripción de reuniones:

6. En lugar de presentar toda la reunión como una única transcripción larga, Remi8 utiliza IA avanzada de transcripción de reuniones. Esto permite convertir la reunión grabada en un documento estructurado y legible. De este modo, los usuarios pueden extraer las mejores ideas de transcripciones claras con breves resúmenes. 

7. Mejor organización con notas de reunión generadas por IA:

8. Con las notas de reunión generadas por IA, Remi8 clasifica los temas tratados durante la reunión. Esto facilita a los miembros del equipo identificar puntos importantes, realizar un seguimiento de las decisiones y dar seguimiento a las acciones pendientes sin tener que revisar la grabación completa de la reunión.

9. Flujo de trabajo sencillo con las grabaciones de Microsoft Teams:

10. Grabar una reunión en Microsoft Teams es sencillo. Una vez completada la grabación, puedes subirla fácilmente a Remi8, donde la plataforma genera automáticamente transcripciones organizadas, resúmenes y conclusiones de la reunión.

¿Cómo utilizar la herramienta Remi8 para las transcripciones de reuniones de Teams? Guía paso a paso.

Cuando se utiliza Remi8 para grabar reuniones de Microsoft Teams, el proceso es sencillo. Solo hay que seguir los pasos y su equipo podrá grabar y revisar las reuniones fácilmente.

Paso 1: Empiece por grabar la reunión

En primer lugar, utilice Microsoft Teams para grabar la reunión mediante la función de grabación integrada. Una vez finalizada la grabación, puede descargar el archivo grabado y subirlo a la herramienta Remi8. 

Paso 2: Genere una transcripción con IA

Después de subir el archivo, Remi8, el software de transcripción con IA, convierte la grabación en un documento adecuado. Permite al usuario obtener una transcripción precisa, formateada en párrafos legibles con texto simplificado y en el que se pueden realizar búsquedas. 

Paso 3: Almacenar las voces de los participantes por separado

Para todos los participantes de la transcripción, Remi8 separa automáticamente las palabras grabadas de cada uno. De este modo, resulta más fácil saber quién dijo qué y cuándo durante una conversación con varias personas.

Paso 4: Navegación por marcas de tiempo

Cada sección de la transcripción cuenta con un hipervínculo activo que incluye una marca de tiempo. Esto permite a los usuarios saltar rápidamente a las secciones de interés, como decisiones importantes tomadas, preguntas formuladas u otras discusiones relevantes, sin necesidad de revisar la grabación completa.

Paso 5: Acciones de IA para obtener información sobre la reunión

Remi8 también funciona como un tomador de notas automatizado con IA. Genera automáticamente resúmenes de reuniones y documentos estructurados, y extrae automáticamente las acciones a realizar.

Transcripción de Microsoft Teams frente a transcripción de Remi8: ¿cuáles son las diferencias fundamentales?

La transcripción típica de Microsoft Teams no es más que un texto extenso y denso creado a partir de la conversión de voz a texto. Sin embargo, Remi8 transforma esas grabaciones en transcripciones estructuradas, resúmenes e información útil. A continuación se muestra una tabla que ilustra la diferencia entre ambas: 

Esta tabla muestra claramente que grabar reuniones en Microsoft Teams permite capturar conversaciones auténticas, pero comprenderlas adecuadamente más tarde requiere un esfuerzo adicional. Sin embargo, con Remi8, el panorama es diferente. Al estar las grabaciones mucho mejor organizadas, permite a los equipos participar rápidamente en debates de revisión, hacer un seguimiento de las decisiones en tiempo real y avanzar de manera eficiente.

¿Quién puede beneficiarse de las transcripciones de reuniones con IA de Remi8?

Son muchos los profesionales que se benefician del uso de la documentación estructurada de reuniones que ofrece la IA de transcripción de reuniones de Remi8. A continuación se presentan dos ejemplos de cómo la transcripción de reuniones basada en IA puede ayudar tanto a particulares como a sectores industriales. 

1. Gerentes y jefes de equipo

2. Los gerentes a menudo necesitan revisar las reuniones rápidamente sin tener que volver a reproducir la reunión completa. Con el uso de transcripciones estructuradas y notas creadas por la transcripción de reuniones con IA, pueden revisar fácilmente los puntos de decisión críticos y los asuntos de seguimiento, y distribuir resúmenes concisos de las reuniones.

3. Equipos remotos y distribuidos

4. Los equipos remotos dependen de las reuniones grabadas como método principal para mantenerse sincronizados con sus colegas. Las empresas cuentan con servicios como Remi8 que convierten estas grabaciones en notas de transcripción de audio con capacidad de búsqueda. Esto les ayuda a realizar un seguimiento de las discusiones sobre los proyectos, disponer de registros de reuniones accesibles y mejorar las acciones de seguimiento en diferentes zonas horarias.

5. Consultores y agencias

6. Dado que los consultores suelen grabar sus conversaciones con los clientes para documentarlas, una forma eficaz de compartir un resumen profesional de dichas conversaciones es crear transcripciones estructuradas e informes de reuniones, en lugar de tomar notas manualmente.

Algunas de las mejores prácticas para grabar y transcribir reuniones de Teams

Para sacar el máximo partido al tiempo y el dinero invertidos en grabar una reunión, sigue estas mejores prácticas sin falta.

• Antes de grabar, informa siempre a los participantes con antelación para que no haya confusión sobre por qué se les está grabando.

• Asegúrate de habilitar la opción de transcripción automática antes de la reunión para que las conversaciones se transcriban automáticamente a texto.

• Asegúrate de que las grabaciones estén libres de cualquier ruido de fondo para transcribir con precisión las conversaciones.

• Pida a alguien que revise el resumen generado automáticamente para asegurarse de que se han captado todos los puntos importantes tratados en la reunión.

• Guarde las notas de voz a texto en un lugar común para que todos los miembros del equipo puedan consultar la información extraída de reuniones anteriores.

Al seguir estas prácticas, el equipo se asegura de que las reuniones sirvan como valiosa documentación escrita, y no simplemente como archivos sin usar.

Conclusión

Microsoft Teams permite grabar fácilmente las conversaciones durante las reuniones, pero las funciones de transcripción integradas solo ofrecen una ayuda básica para crear una transcripción de dicha llamada. Aun así, al revisar transcripciones extensas, puede resultar algo complicado determinar qué información es relevante.

Los equipos modernos de hoy en día necesitan que sus reuniones generen resultados, y no solo grabaciones. Al aprovechar las herramientas de IA para la transcripción de reuniones, las grabaciones de Teams pueden convertirse en un resumen organizado y listo para consultar cuando lo desees.