هل تدرك كم عدد الأفكار المهمة التي تضيع بعد انتهاء الاجتماع؟
تذكر آخر اجتماع افتراضي عقدته عبر «زوم»!
طرح أحدهم فكرة رائعة، وكلف شخص آخر بمهمة، وتم اتخاذ قرار. لكن بعد بضع ساعات، أصبح الجميع يتساءلون عن نفس الشيء: «ماذا قررنا؟»
هذه هي حقيقة معظم الاجتماعات في كل مكان. يقضي معظم المهنيين عشرات الساعات كل شهر في مناقشة الموضوعات والمستجدات والخطط؛ ويحضر الموظف العادي حوالي 62 اجتماعًا شهريًا.
لكن الدراسات تظهر أنه ما لم يتم تسجيل المناقشات في الاجتماع بدقة، فقد ينسى الناس ما يصل إلى 50-80% من المعلومات في غضون يومين.
لذا، فإن المشكلة الحقيقية ليست الاجتماع. بل هي فقدان المعلومات التي يتم تبادلها فيه.
لهذا السبب، يقوم المزيد من المهنيين الآن بتدوين اجتماعات Zoom تلقائيًا واستخدام ملاحظات الاجتماعات المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتسجيل كل فكرة وقرار وبند عمل. بدلاً من التسرع في كتابة الملاحظات أثناء المكالمة، يمكن للذكاء الاصطناعي تسجيل المحادثة وتدوينها وتحويلها إلى ملخصات متماسكة.
في هذه المدونة، ستتعلم كيفية تدوين اجتماعات Zoom تلقائيًا وكيفية تحويل المحادثات الفوضوية إلى ملاحظات اجتماعات مدعومة بالذكاء الاصطناعي تدفع إلى اتخاذ الإجراءات.
كيف يمكنك تدوين محاضر اجتماعات Zoom تلقائيًا؟
أسهل طريقة لتدوين محاضر اجتماعات Zoom تلقائيًا هي استخدام إعدادات التدوين المدمجة في Zoom.
أولاً، قم بتمكين التسجيل السحابي من حسابك على Zoom. يتيح ذلك للمنصة تسجيل الصوت والفيديو من الاجتماعات من أجل توفير خدمات التدوين.
قم بتشغيل خيار التدوين المباشر قبل بدء الاجتماع. يتيح لك ذلك تدوين محاضر اجتماعات Zoom تلقائيًا في الوقت الفعلي أثناء حديث المشاركين.
أثناء الاجتماع، يقوم Zoom بإنشاء تسميات توضيحية في الوقت الفعلي. وهذا ما يُسمى بنسخ اجتماعات Zoom، وهي إحدى طرق تسجيل المحادثة الفورية.
عند انتهاء الاجتماع، يقوم Zoom بمعالجة التسجيل وتوفير نسخة كاملة يمكن الوصول إليها للمراجعة والتنزيل.
تقوم العديد من الفرق بدمج النصوص مع ملخص الاجتماع الذي يتم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي من أجل تحديد القرارات وبنود العمل ونقاط المناقشة بسرعة.
ما هي أكبر قيود نصوص Zoom؟
على الرغم من أن النص الذي يوفره Zoom مفيد، إلا أنه يحتوي على عدد من القيود التي تقلل من الإنتاجية.
تسميات المتحدثين غير الصحيحة: تحديد المتحدث في نص اجتماع Zoom غير دقيق. لذلك، يخلق ذلك ارتباكًا في الاجتماعات.
كتل نصية كبيرة: يتم عرض نصوص Zoom في كتل نصية متصلة. يصعب قراءة هذه الكتل ومسحها ضوئيًا.
عدم وجود ملخص للاجتماع باستخدام الذكاء الاصطناعي: لن تقوم نصوص اجتماعات Zoom تلقائيًا بإنشاء ملخص واضح للاجتماع باستخدام الذكاء الاصطناعي يتضمن القرارات الرئيسية.
صعوبة مسح اللحظات المهمة: يستغرق الأمر وقتًا للعثور على رؤى محددة في النصوص الطويلة.
عدم ظهور بنود العمل: لا تظهر المهام المهمة أبدًا في ملاحظات الاجتماع المنظمة بشكل أكثر رسمية باستخدام الذكاء الاصطناعي.
عدم مرونة خيارات التصدير: لا يمكن تصدير النصوص بسهولة إلى ملاحظات صوتية منظمة باستخدام الذكاء الاصطناعي أو إلى مستندات الاجتماع.
هل يمكن لأدوات الجهات الخارجية أن تجعل نسخ Zoom أكثر دقة؟
يستخدم العديد من المحترفين أدوات من جهات خارجية للنسخ التلقائي لاجتماعات Zoom. عادةً ما تتكامل هذه الأدوات مباشرةً مع Zoom وتسجل الصوت من الاجتماع لتحويله إلى نص.
في معظم الأحيان، يتم نشر روبوت اجتماعات ينضم إلى المكالمة. يستمع هذا الروبوت إلى المحادثة وينسخها تلقائيًا. ثم تقوم المنصة بكتابة محضر وملاحظات اجتماع بالذكاء الاصطناعي عند انتهاء الاجتماع.
تساعد أدوات أخرى في تنظيم المناقشات في ملخصات الاجتماعات التي يتم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي، مما يسمح للفرق بالرجوع بسهولة إلى القرارات ونقاط العمل. ومن المزايا الأخرى تحسين تسمية المتحدثين وتنسيق النصوص. وبفضل الملخصات الواضحة، تبدو المحادثات أكثر تنظيماً، مما يسهل فهم من قال ماذا خلال الاجتماع. كما تقوم بعض الخدمات بتحويل النقاط البارزة الرئيسية إلى ملاحظات صوتية قابلة للبحث بواسطة الذكاء الاصطناعي، بحيث يمكن للمستخدمين متابعة اللحظات المهمة بسهولة.
ومع ذلك، فإن هذه الأدوات تنطوي على بعض العيوب أيضًا. يرى المشاركون أن روبوتات الاجتماعات التي تنضم إلى الاجتماعات تشكل تدخلاً. كما أنها تتطلب إجراءات إضافية للتأهيل والتكامل التقني. كما تتطلب اشتراكات إضافية أكثر تكلفة للفرق. والأهم من ذلك، أنه حتى باستخدام هذه الأدوات، غالبًا ما تظل النصوص طويلة وتحتاج إلى تنظيم يدوي.
لذا، تساعد الحلول الخارجية على تدوين اجتماعات Zoom تلقائيًا، ولكنها قد تضيف أيضًا عوائق إلى سير العمل بدلاً من تبسيط الاجتماعات.
يعتمد آلاف المهنيين على Remi8 في مجال النسخ الصوتي باستخدام الذكاء الاصطناعي.
انضم إليهم وحوّل كل تسجيل إلى إجراءات واضحة.
Free to start | Your Personal Second Brain
كيف يحول Remi8 نصوص Zoom إلى رؤى منظمة للاجتماعات؟
تسجل النصوص الأساسية لاجتماعات Zoom ما قاله المشاركون. لكن النصوص الأولية عادةً ما تكون طويلة وصعبة الاستخدام. وهنا يأتي دور Remi8.ai كطبقة ذكاء بعد الاجتماع.
بعبارة أخرى:
Zoom يسجل الاجتماع.
Remi8 ينظم المعلومات.
بدلاً من إغراقك بصفحات وصفحات من النصوص، ينظم Remi8 مناقشاتك في ملاحظات يمكن البحث فيها، إلى جانب بنود العمل والرؤى.
فيما يلي سبع طرق يقوم بها بذلك:
1. نسخ مدعوم بالذكاء الاصطناعي يلتقط كل محادثة
يستخدم Remi8 تقنية متقدمة لتحويل الكلام إلى نص لنسخ اجتماعات Zoom تلقائيًا عن طريق تحويل الصوت من الاجتماع إلى نص دقيق. المنصة متعددة اللغات وتتميز بسرعة المعالجة، لذا يتم نسخ محاضر الاجتماعات أو المقابلات أو المكالمات بسهولة. بعد تحميل التسجيل أو التقاطه، يقوم النظام بإنشاء نسخة نظيفة من محضر اجتماع Zoom يمكنك قراءتها والبحث فيها والرجوع إليها في أي وقت.
2. ملاحظات اجتماعات منظمة بالذكاء الاصطناعي بدلاً من النصوص الفوضوية
تميل النصوص الأولية لـ Zoom إلى أن تبدو ككتل طويلة من النص. يقوم Remi8 تلقائيًا بتنسيق المناقشات في شكل ملاحظات اجتماعات بالذكاء الاصطناعي. النظام سياقي وقادر على إبراز الأفكار الرئيسية وموضوعات المناقشة والتفاصيل المهمة من المحادثة. يجعل ذلك مراجعة الاجتماعات أسهل بكثير حيث تكون النقاط البارزة أمامك مباشرةً، بدلاً من الاضطرار إلى التمرير عبر النص الكامل.
3. ملخص اجتماع فوري باستخدام الذكاء الاصطناعي لفهم سريع
نادرًا ما يكون من العملي قراءة النص الكامل. لهذا السبب ينتج Remi8 ملخص اجتماع باستخدام الذكاء الاصطناعي يتضمن:
القرارات الرئيسية
نقاط المناقشة المهمة
السياق وراء القرارات
الخطوات التالية
تختصر هذه الملخصات اجتماعات تستغرق ساعات إلى دقائق. بدلاً من إعادة تشغيل التسجيلات، يمكن للمهنيين قراءة الملخص أولاً، ولا يستكشفون التفاصيل الإضافية إلا عند الضرورة.
4. بنود العمل المستخرجة تلقائيًا من المحادثات
يعد تتبع المهام أحد أكبر التحديات في الاجتماعات. يمكن لـ Remi8 التعرف تلقائيًا على الالتزامات والمسؤوليات والمواعيد النهائية من داخل المحادثة.
تستخرج المنصة هذه المهام وتضيفها إلى ملاحظات الاجتماع المنظمة بالذكاء الاصطناعي حتى لا تضيع المتابعات. وهذا يجعل الاجتماعات خطط عمل بدلاً من أرشيفات للمحادثات.
5. ملاحظات صوتية مدعومة بالذكاء الاصطناعي وقابلة للبحث لاسترجاع المعرفة الفوري
يحول Remi8 أيضًا المناقشات إلى ملاحظات صوتية مدعومة بالذكاء الاصطناعي وقابلة للبحث، بحيث يمكن للمستخدمين الوصول إلى الأفكار على الفور.
يمكنك طرح أسئلة طبيعية مثل:
”ماذا قررنا في اجتماع الأسبوع الماضي؟“
”ما هي المهام التي تم تحديدها خلال مكالمة العميل؟“
يقوم النظام بمسح محادثاتك السابقة واسترجاع الإجابات ذات الصلة على الفور، كما لو كان لديك مساعد معرفي لاجتماعاتك.
6. التنقل باستخدام الطوابع الزمنية لمراجعة أسرع للاجتماعات
قد لا تسهل نصوص اجتماعات Zoom تحديد لحظات معينة داخل اجتماع طويل. يعالج Remi8.ai هذا التحدي بإضافة طوابع زمنية إلى أجزاء مختلفة من النص.
ماذا تفعل ميزة الطوابع الزمنية؟
أقسام النص المرتبطة بالوقت حتى تعرف متى قيل شيء ما
الانتقال مباشرة إلى لحظة معينة في تسجيل الاجتماع
مراجعة القرارات بشكل أسرع دون مشاهدة الاجتماع بأكمله
التنقل بسهولة في الاجتماعات الطويلة باستخدام علامات الوقت
الحفاظ على التسلسل الزمني للمناقشات
يمكن أن يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص، على سبيل المثال، إذا تم اتخاذ قرار مهم في الساعة 18:45 من الاجتماع، يمكنك النقر على الطابع الزمني والانتقال فورًا إلى ذلك الجزء من المحادثة بدلاً من التمرير عبر النص الكامل.
7. البحث الذكي عبر الاجتماعات السابقة
مع تراكم الاجتماعات، قد يكون من الصعب العثور على تفاصيل من المكالمات السابقة. يعالج Remi8 هذه المشكلة من خلال بحث قوي في النصوص وملاحظات الاجتماعات التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي وملخصات الاجتماعات التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي. يمكن للمستخدمين البحث حسب الكلمة الرئيسية أو الموضوع أو السؤال والانتقال فورًا إلى المناقشة ذات الصلة.
يمكن أيضًا تخزين الأفكار كملاحظات صوتية قابلة للبحث تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي، والتي يمكن استخدامها لاستخلاص الرؤى بسرعة. إلى جانب ملخص الاجتماع الذي تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي، تُنشئ هذه الميزة مستودعًا للاجتماعات السابقة، بدلاً من التسجيلات الصوتية أو المرئية ونصوصها.
هل أنت مستعد لأن لا تنسى تفاصيل الاجتماعات أبدًا؟
انضم إلى آلاف الأشخاص المشغولين الذين يثقون في Remi8 باعتباره «عقلهم الثاني»
بدء مجاني | عقلك الثاني الشخصي
خاتمة
قد تُعقد الاجتماعات يوميًا. لكن كم مرة تؤدي تلك المحادثات إلى إجراءات واضحة؟
إن القدرة على تدوين محاضر اجتماعات Zoom تلقائيًا وتسجيل المكالمات وتدوينها أمر مفيد، لكنه مجرد بداية. فملاحظات الاجتماعات المثمرة التي تُنتجها الذكاء الاصطناعي، والرؤى المستخلصة، وملخص الاجتماع الذي يلخص القرارات والخطوات التالية، كلها عناصر منظمة. وعندما يمكن تحويل المناقشات إلى نصوص قابلة للبحث وملاحظات صوتية مدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكن للفرق العمل بسرعة أكبر والحفاظ على التناسق.
السؤال الحقيقي إذن هو: هل تخلق اجتماعاتك الوضوح أم مجرد المزيد من المحادثات؟