Comment transcrire automatiquement les réunions Zoom ?

Vous rendez-vous compte du nombre d’idées importantes qui tombent à l’eau dès la fin d’une réunion ?

Pensez à votre dernière réunion virtuelle sur Zoom !

Quelqu’un a proposé une excellente idée, une autre personne a attribué une tâche, et une décision a été prise. Mais quelques heures plus tard, tout le monde se pose la même question : « Qu’avons-nous décidé ? »

C'est la réalité de la plupart des réunions partout dans le monde. La plupart des professionnels passent des dizaines d'heures chaque mois à discuter de sujets, de mises à jour et de projets ; l'employé moyen assiste à environ 62 réunions par mois. ​​ 

Mais des études montrent que, à moins que les discussions d'une réunion ne soient consignées avec précision, les participants peuvent oublier jusqu'à 50 à 80 % des informations en l'espace de deux jours. ​ ​

Le véritable problème n'est donc pas la réunion. C'est la perte des informations qui y sont abordées.

C’est pourquoi de plus en plus de professionnels transcrivent désormais automatiquement leurs réunions Zoom et utilisent des notes de réunion générées par l’IA pour consigner chaque idée, décision et action à mener. Au lieu de s’affairer à prendre des notes pendant un appel, l’IA peut enregistrer la conversation, la transcrire et la synthétiser en comptes rendus cohérents.

Dans cet article, vous apprendrez comment transcrire automatiquement vos réunions Zoom et comment transformer des conversations décousues en notes de réunion générées par l’IA qui favorisent la prise de mesures concrètes.

Comment transcrire automatiquement les réunions Zoom ?

La manière la plus simple de transcrire automatiquement les réunions Zoom consiste à utiliser les paramètres de transcription intégrés à Zoom.

• Commencez par activer l'enregistrement dans le cloud depuis votre compte Zoom. Cela permet à la plateforme d'enregistrer l'audio et la vidéo des réunions afin de fournir des services de transcription.

• Activez l'option de transcription en direct avant le début de la réunion. Cela vous permet de transcrire automatiquement les réunions Zoom en temps réel, au fur et à mesure que les participants s'expriment.

• Pendant la réunion, Zoom génère des sous-titres en temps réel. C'est ce qu'on appelle la transcription de réunion Zoom, qui est une méthode permettant de capturer une conversation instantanée.

• À la fin de la réunion, Zoom traite l'enregistrement et fournit une transcription complète que l'on peut consulter et télécharger facilement.

De nombreuses équipes associent les transcriptions à un résumé de réunion généré par l'IA afin d'identifier rapidement les décisions, les actions à mener et les points de discussion.

Quelles sont les principales limites des transcriptions Zoom ?

Bien que la transcription fournie par Zoom soit utile, elle présente un certain nombre de limites qui réduisent la productivité. 

• Identification incorrecte des intervenants : l'identification des intervenants dans la transcription de la réunion Zoom est imprécise. Cela crée donc de la confusion pendant les réunions.

• Grands blocs de texte : les transcriptions Zoom s'affichent sous forme de blocs de texte ininterrompus. Ces blocs sont difficiles à lire et à parcourir.

• Pas de résumé de réunion généré par l'IA : les transcriptions des réunions Zoom ne créent pas automatiquement un résumé clair des décisions clés généré par l'IA.

• Moments importants difficiles à repérer : il faut du temps pour localiser des informations spécifiques dans de longues transcriptions.

• Les actions à mener sont invisibles : les tâches importantes n'apparaissent jamais dans les notes de réunion structurées de manière plus formelle générées par l'IA.

Rigidité des options d'exportation : les transcriptions ne peuvent pas être facilement exportées vers des notes vocales organisées générées par l'IA ou vers des documents de réunion.

Les outils tiers peuvent-ils améliorer la précision de la transcription Zoom ?

De nombreux professionnels ont recours à des outils tiers pour la transcription automatique des réunions Zoom. Ces outils s'intègrent généralement directement à Zoom et enregistrent l'audio de la réunion pour le transcrire en texte.

La plupart du temps, ils déploient un bot de réunion qui se joint à l'appel. Ce bot écoute la conversation et la transcrit automatiquement. La plateforme rédige ensuite une transcription et des notes de réunion générées par l'IA une fois la réunion terminée. 

D'autres outils aident à structurer les discussions dans des résumés de réunion générés par l'IA, permettant aux équipes de revenir facilement sur les décisions et les points d'action. Un autre avantage réside dans l'amélioration de l'identification des intervenants et de la mise en forme. Grâce à des résumés clairs, les conversations semblent mieux organisées, ce qui facilite la compréhension de qui a dit quoi pendant la réunion. Certains services transforment également les moments clés en notes vocales IA consultables, afin que les utilisateurs puissent facilement revenir sur les moments importants. 

Cependant, ces outils présentent également certains inconvénients. Les participants trouvent que les bots qui se joignent aux réunions sont intrusifs. Leur mise en place nécessite une intégration technique et une formation supplémentaires. Ils exigent également des abonnements supplémentaires plus coûteux pour les équipes. Plus important encore, même en utilisant ces outils, les transcriptions restent souvent longues et nécessitent un travail de mise en forme manuel.

Ainsi, les solutions tierces aident à transcrire automatiquement les réunions Zoom, mais elles peuvent aussi compliquer le flux de travail au lieu de simplifier les réunions.

Comment Remi8 transforme-t-il les transcriptions Zoom en informations structurées issues des réunions ?

Une transcription basique d'une réunion Zoom retranscrit simplement ce qui a été dit. Mais les transcriptions brutes sont généralement longues et difficiles à exploiter. C'est là que Remi8.ai intervient en tant que couche d'intelligence post-réunion.

En d'autres termes :

• Zoom enregistre la réunion.

• Remi8 structure les informations.

Au lieu de vous submerger de pages et de pages de transcriptions, Remi8 organise vos discussions en notes consultables, accompagnées de mesures à prendre et d'informations exploitables.

Voici sept façons dont il procède :

1. Une transcription alimentée par l'IA qui capture chaque conversation

Remi8 utilise une technologie avancée de reconnaissance vocale pour transcrire automatiquement les réunions Zoom en convertissant l'audio d'une réunion en texte précis. La plateforme est multilingue et offre un temps de traitement rapide, ce qui permet de transcrire facilement les enregistrements de réunions, d'entretiens ou d'appels. Une fois l'enregistrement téléchargé ou capturé, le système génère une transcription claire de la réunion Zoom que vous pouvez lire, rechercher et consulter à tout moment.

2. Des notes de réunion structurées par l'IA au lieu de transcriptions désordonnées

Les transcriptions brutes de Zoom ressemblent souvent à de longs blocs de texte. Remi8 met automatiquement en forme les discussions sous forme de notes de réunion générées par l'IA. Le système est contextuel et capable de mettre en évidence les idées clés, les thèmes de la discussion et les détails importants de la conversation. Cela facilite grandement la révision des réunions, car les points forts s'affichent directement sous vos yeux, au lieu de devoir faire défiler l'intégralité d'une transcription.

3. Résumé instantané de réunion généré par l’IA pour une compréhension rapide

Il est rarement pratique de lire une transcription dans son intégralité. C’est pourquoi Remi8 produit un résumé de réunion généré par l’IA qui présente :

• Les décisions clés

• Les points de discussion importants

• Le contexte des décisions

• Les prochaines étapes

Ces résumés condensent des réunions de plusieurs heures en quelques minutes. Plutôt que de réécouter les enregistrements, les professionnels peuvent d’abord lire le résumé, et n’approfondir les détails que lorsque cela est nécessaire.

4. Actions à mener automatiquement extraites des conversations

Le suivi des tâches est l’un des plus grands défis des réunions. Remi8 peut reconnaître automatiquement les engagements, les responsabilités et les échéances au sein d’une conversation. 

La plateforme extrait ces tâches et les ajoute à des notes de réunion structurées générées par l’IA afin que les suivis ne passent pas inaperçus. Les réunions deviennent ainsi des plans d’action plutôt que des archives de conversations.

5. Notes vocales IA consultables pour un rappel instantané des informations

Remi8 transforme également les discussions en notes vocales IA consultables, permettant ainsi aux utilisateurs d’accéder instantanément aux idées.

Vous pouvez poser des questions naturelles telles que :

• « Qu’avons-nous décidé lors de la réunion de la semaine dernière ? »

• « Quelles tâches ont été attribuées lors de l’appel avec le client ? »

Il analyse vos conversations passées et récupère instantanément les réponses pertinentes, comme si vous disposiez d’un assistant de connaissances pour vos réunions.

6. Navigation par horodatage pour une révision plus rapide des réunions

Les transcriptions des réunions Zoom ne permettent pas toujours de localiser facilement des moments précis au sein d’une longue réunion. Remi8.ai relève ce défi en ajoutant des horodatages à différents segments de la transcription.

Que fait la fonctionnalité d’horodatage ?

• Des sections de transcription liées à l’heure pour que vous sachiez quand quelque chose a été dit

• Accédez directement à un moment précis de l’enregistrement de la réunion

• Passez en revue les décisions plus rapidement sans avoir à regarder l’intégralité de la réunion

• Naviguez facilement dans les longues réunions à l'aide de repères temporels

• Conservez le fil chronologique des discussions

Cela peut s'avérer particulièrement utile, par exemple, si une décision clé a été prise à 18 h 45 au cours de la réunion : vous pouvez cliquer sur le repère temporel et accéder instantanément à cette partie de la conversation au lieu de faire défiler l'intégralité de la transcription.

7. Recherche intelligente dans les réunions passées

À mesure que les réunions s'accumulent, il peut être difficile de retrouver des détails issus d'appels antérieurs. Remi8 résout ce problème grâce à une recherche puissante dans les transcriptions, les notes de réunion générées par l'IA et les résumés de réunion générés par l'IA. Les utilisateurs peuvent effectuer une recherche par mot-clé, sujet ou question et être immédiatement redirigés vers la discussion pertinente. 

Les idées peuvent également être enregistrées sous forme de notes vocales générées par l'IA et consultables, ce qui permet d'en tirer rapidement des enseignements. Associée à un résumé de la réunion généré par l'IA, cette fonctionnalité crée une base de données des réunions passées, plutôt que des enregistrements audio ou vidéo et leurs transcriptions.

En conclusion

Des réunions peuvent avoir lieu tous les jours. Mais combien de fois ces discussions débouchent-elles sur des actions concrètes ? 

Il est utile, mais ce n’est qu’un début, de pouvoir transcrire automatiquement les réunions Zoom et d’enregistrer et transcrire les appels. Des notes de réunion générées par l’IA, des analyses et un résumé de la réunion qui synthétise les décisions et les prochaines étapes sont structurés. Lorsque les discussions peuvent être transformées en transcriptions consultables et en notes vocales générées par l’IA, les équipes peuvent avancer plus vite et rester sur la même longueur d’onde.

La vraie question est donc la suivante : vos réunions apportent-elles de la clarté ou ne font-elles que multiplier les conversations ?