¿Cómo transcribir automáticamente las reuniones de Zoom?

¿Te das cuenta de cuántas ideas importantes se pierden una vez que termina una reunión?

¡Piensa en tu última reunión virtual por Zoom!

Alguien compartió una idea genial, otra persona asignó una tarea y se tomó una decisión. Pero unas horas más tarde, todo el mundo se pregunta lo mismo: «¿Qué decidimos?».

Esta es la realidad de la mayoría de las reuniones en todas partes. La mayoría de los profesionales dedican decenas de horas al mes a debatir temas, novedades y planes; el empleado medio asiste a unas 62 reuniones al mes. ​​ 

Pero los estudios demuestran que, a menos que se registre con precisión lo que se debate en una reunión, las personas pueden olvidar entre el 50 % y el 80 % de la información en tan solo dos días. ​ ​

Por lo tanto, el verdadero problema no es la reunión. Es la pérdida de la información que contiene.

Por eso, cada vez más profesionales transcriben automáticamente las reuniones de Zoom y utilizan notas de reunión generadas por IA para capturar cada idea, decisión y acción a realizar. En lugar de apresurarse a tomar notas durante una llamada, la IA puede grabar la conversación, transcribirla y sintetizarla en informes coherentes.

En esta entrada del blog, aprenderás a transcribir automáticamente las reuniones de Zoom y a convertir conversaciones desordenadas en notas de reunión generadas por IA que impulsan la acción.

¿Cómo se pueden transcribir automáticamente las reuniones de Zoom?

La forma más sencilla de transcribir automáticamente las reuniones de Zoom es utilizando la configuración de transcripción integrada en Zoom.

• En primer lugar, activa la grabación en la nube desde tu cuenta de Zoom. Esto permite a la plataforma grabar el audio y el vídeo de las reuniones para poder ofrecer servicios de transcripción.

• Activa la opción de transcripción en directo antes de que comience la reunión. Esto te permite transcribir automáticamente las reuniones de Zoom en tiempo real, a medida que los participantes hablan.

• Durante la reunión, Zoom genera subtítulos en tiempo real. Esto se denomina transcripción de reuniones de Zoom, y es un método para capturar una conversación al instante.

• Al finalizar la reunión, Zoom procesa la grabación y proporciona una transcripción completa para su revisión y descarga.

Muchos equipos combinan las transcripciones con un resumen de la reunión generado por IA para identificar rápidamente las decisiones, las acciones pendientes y los puntos de debate.

¿Cuáles son las principales limitaciones de las transcripciones de Zoom?

Aunque la transcripción que ofrece Zoom es útil, presenta una serie de limitaciones que reducen la productividad. 

• Etiquetas de interlocutor incorrectas: La identificación de los interlocutores en la transcripción de la reunión de Zoom es inexacta. Por lo tanto, crea confusión en las reuniones.

• Grandes bloques de texto: Las transcripciones de Zoom se muestran en bloques de texto ininterrumpidos. Estos bloques son difíciles de leer y de escanear.

• Ausencia de resumen de la reunión generado por IA: Las transcripciones de las reuniones de Zoom no crean automáticamente un resumen claro de la reunión generado por IA con las decisiones clave.

• Momentos importantes difíciles de localizar: Lleva tiempo localizar información específica en transcripciones largas.

• Las acciones pendientes no se ven: Las tareas importantes nunca aparecen en las notas de la reunión generadas por IA, que tienen una estructura más formal.

Inflexibilidad de las opciones de exportación: Las transcripciones no se pueden exportar fácilmente a notas de voz organizadas generadas por IA ni a documentos de la reunión.

¿Pueden las herramientas de terceros hacer que la transcripción de Zoom sea más precisa?

Muchos profesionales recurren a herramientas de terceros para la transcripción automática de las reuniones de Zoom. Estas herramientas suelen integrarse directamente con Zoom y graban el audio de la reunión para transcribirlo a texto.

En la mayoría de los casos, se implementa un bot de reuniones que se une a la llamada. Este bot escucha la conversación y la transcribe automáticamente. A continuación, la plataforma redacta una transcripción y notas de la reunión generadas por IA cuando esta concluye. 

Otras herramientas ayudan a estructurar los debates en resúmenes de reuniones generados por IA, lo que permite a los equipos revisar fácilmente las decisiones y los puntos de acción. Otra ventaja es la mejora en la identificación de los interlocutores y el formato. Gracias a los resúmenes claros, las conversaciones parecen más organizadas, lo que facilita entender quién dijo qué durante la reunión. Algunos servicios también transforman los momentos clave en notas de voz de IA con capacidad de búsqueda, para que los usuarios puedan ponerse al día fácilmente sobre los momentos importantes. 

Sin embargo, estas herramientas también presentan algunos inconvenientes. Los participantes consideran que los bots que se unen a las reuniones resultan intrusivos. Implican una incorporación y una integración técnica adicionales. También requieren suscripciones adicionales más caras para los equipos. Y lo que es más importante, incluso utilizando estas herramientas, las transcripciones suelen seguir siendo extensas y necesitan una organización manual.

Por lo tanto, las soluciones de terceros ayudan a transcribir automáticamente las reuniones de Zoom, pero también pueden añadir fricciones al flujo de trabajo en lugar de simplificar las reuniones.

¿Cómo convierte Remi8 las transcripciones de Zoom en información estructurada sobre las reuniones?

Una transcripción básica de una reunión de Zoom recoge lo que dijeron los participantes. Pero las transcripciones sin procesar suelen ser largas y difíciles de utilizar. Ahí es donde Remi8.ai actúa como una capa de inteligencia posterior a la reunión.

En otras palabras:

• Zoom graba la reunión.

• Remi8 estructura la información.

En lugar de abrumarte con páginas y páginas de transcripciones, Remi8 organiza tus conversaciones en notas que se pueden buscar, junto con acciones pendientes e información relevante.

Aquí tienes siete formas en las que lo hace:

1. Transcripción impulsada por IA que captura cada conversación

Remi8 utiliza tecnología avanzada de conversión de voz a texto para transcribir automáticamente las reuniones de Zoom, convirtiendo el audio de una reunión en texto preciso. La plataforma es multilingüe y tiene un tiempo de procesamiento rápido, por lo que las grabaciones de reuniones, entrevistas o llamadas se transcriben fácilmente. Una vez que se ha subido o capturado la grabación, el sistema genera una transcripción limpia de la reunión de Zoom que puedes leer, buscar y consultar en cualquier momento.

2. Notas de reunión estructuradas por IA en lugar de transcripciones desordenadas

Las transcripciones sin editar de Zoom suelen parecer largos bloques de texto. Remi8 formatea automáticamente las conversaciones en notas de reunión generadas por IA. El sistema es contextual y es capaz de destacar las ideas clave, los temas de debate y los detalles importantes de la conversación. Facilita mucho la revisión de las reuniones, ya que lo más destacado está justo delante de ti, en lugar de tener que desplazarte por toda la transcripción.

3. Resumen instantáneo de la reunión con IA para una comprensión rápida

Rara vez resulta práctico leer una transcripción completa. Por eso, Remi8 genera un resumen de la reunión con IA que incluye:

• Decisiones clave

• Puntos importantes del debate

• Contexto detrás de las decisiones

• Próximos pasos

Estos resúmenes condensan reuniones de horas en minutos. En lugar de reproducir las grabaciones, los profesionales pueden leer primero el resumen y profundizar en los detalles solo cuando sea necesario.

4. Tareas a realizar extraídas automáticamente de las conversaciones

Llevar un seguimiento de las tareas es uno de los mayores retos en las reuniones. Remi8 puede reconocer automáticamente compromisos, responsabilidades y plazos a partir de una conversación. 

La plataforma extrae estas tareas y las añade a notas de reunión estructuradas por IA para que los seguimientos no se pasen por alto. Esto hace que las reuniones se conviertan en planes de acción en lugar de archivos de conversaciones.

5. Notas de voz con IA y función de búsqueda para recuperar información al instante

Remi8 también convierte las conversaciones en notas de voz con IA y función de búsqueda, para que los usuarios puedan acceder al instante a las ideas.

Puedes hacer preguntas naturales como:

• «¿Qué decidimos en la reunión de la semana pasada?»

• «¿Qué tareas se asignaron en la llamada con el cliente?»

Analiza tus conversaciones pasadas y recupera al instante las respuestas relevantes, como si tuvieras un asistente de conocimiento para tus reuniones.

6. Navegación por marcas de tiempo para revisar las reuniones más rápidamente

Las transcripciones de las reuniones de Zoom pueden no facilitar la localización de momentos específicos dentro de una reunión larga. Remi8.ai aborda este reto añadiendo marcas de tiempo a varios segmentos de la transcripción.

¿Qué hace la función de marcas de tiempo?

• Secciones de la transcripción vinculadas al tiempo para que sepas cuándo se dijo algo

• Ir directamente a un momento específico de la grabación de la reunión

• Revisar las decisiones más rápidamente sin tener que ver la reunión completa

• Navega fácilmente por reuniones largas utilizando marcadores de tiempo

• Mantén el flujo cronológico de las discusiones

Puede resultar especialmente útil, por ejemplo, si una decisión clave se tomó a las 18:45 de la reunión: puedes hacer clic en la marca de tiempo y saltar instantáneamente a esa parte de la conversación en lugar de desplazarte por toda la transcripción.

7. Búsqueda inteligente en reuniones pasadas

A medida que se acumulan las reuniones, puede resultar difícil encontrar detalles de llamadas anteriores. Remi8 resuelve este problema con una potente función de búsqueda en transcripciones, notas de reuniones generadas por IA y resúmenes de reuniones generados por IA. Los usuarios pueden buscar por palabra clave, tema o pregunta y acceder inmediatamente a la discusión relevante. 

Las ideas también se pueden almacenar como notas de voz generadas por IA en las que se puede realizar búsquedas, lo que permite extraer conclusiones rápidamente. Junto con un resumen de la reunión generado por IA, esta función crea un repositorio de reuniones anteriores, en lugar de grabaciones de audio o vídeo y sus transcripciones.

Conclusión

Las reuniones pueden celebrarse a diario. Pero, ¿con qué frecuencia esas conversaciones dan lugar a medidas concretas? 

Es útil, aunque solo sea un primer paso, poder transcribir automáticamente las reuniones de Zoom y grabar y transcribir las llamadas. Se estructuran notas de reunión productivas generadas por IA, información relevante y un resumen de la reunión que recoge las decisiones y los próximos pasos. Cuando los debates se pueden convertir en transcripciones con función de búsqueda y notas de voz generadas por IA, los equipos pueden avanzar más rápido y mantenerse coordinados.

La verdadera pregunta es entonces esta: ¿Tus reuniones aportan claridad o solo más conversaciones?