Wie lassen sich Zoom-Meetings automatisch transkribieren?

Ist Ihnen bewusst, wie viele wichtige Ideen nach Ende einer Besprechung in der Versenkung verschwinden?

Denken Sie einmal an Ihre letzte virtuelle Besprechung auf Zoom!

Jemand brachte eine großartige Idee ein, eine andere Person vergab eine Aufgabe, und es wurde eine Entscheidung getroffen. Doch schon wenige Stunden später fragen sich alle dasselbe: „Was haben wir eigentlich beschlossen?“

Das ist die Realität der meisten Besprechungen überall. Die meisten Berufstätigen verbringen jeden Monat Dutzende von Stunden damit, Themen, Neuigkeiten und Pläne zu besprechen; der durchschnittliche Mitarbeiter nimmt an etwa 62 Besprechungen pro Monat teil. ​​ 

Studien zeigen jedoch, dass Menschen innerhalb von zwei Tagen bis zu 50–80 % der Informationen vergessen können, wenn die Diskussionen in einer Besprechung nicht genau festgehalten werden. ​ ​

Das eigentliche Problem ist also nicht die Besprechung. Es ist der Verlust der darin enthaltenen Informationen.

Deshalb lassen immer mehr Fachleute Zoom-Meetings nun automatisch transkribieren und nutzen KI-Besprechungsnotizen, um jede Idee, Entscheidung und jede Maßnahme festzuhalten. Anstatt während eines Anrufs hektisch Notizen zu machen, kann die KI das Gespräch aufzeichnen, transkribieren und zu zusammenhängenden Zusammenfassungen aufbereiten.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Zoom-Meetings automatisch transkribieren und wie Sie unübersichtliche Gespräche in KI-Besprechungsnotizen umwandeln, die zum Handeln anregen.

Wie können Sie Zoom-Meetings automatisch transkribieren?

Der einfachste Weg, Zoom-Meetings automatisch zu transkribieren, ist die Verwendung der in Zoom integrierten Transkriptionseinstellungen.

• Aktivieren Sie zunächst die Cloud-Aufzeichnung in Ihrem Zoom-Konto. Dadurch kann die Plattform Audio- und Videoaufnahmen von Meetings erstellen, um Transkriptionsdienste bereitzustellen.

• Aktivieren Sie die Option für die Live-Transkription, bevor das Meeting beginnt. So können Sie Zoom-Meetings automatisch in Echtzeit transkribieren, während die Teilnehmer sprechen.

• Während des Meetings generiert Zoom Untertitel in Echtzeit. Dies wird als Zoom-Meeting-Transkription bezeichnet und ist eine Methode zur Erfassung eines laufenden Gesprächs.

• Nach Abschluss des Meetings verarbeitet Zoom die Aufzeichnung und stellt ein vollständiges Transkript zur Verfügung, das zur Überprüfung und zum Herunterladen bereitliegt.

Viele Teams kombinieren Transkripte mit einer KI-Meeting-Zusammenfassung, um Entscheidungen, Aktionspunkte und Diskussionspunkte schnell zu identifizieren.

Was sind die größten Einschränkungen von Zoom-Transkripten?

Die von Zoom bereitgestellte Transkription ist zwar nützlich, weist jedoch eine Reihe von Einschränkungen auf, die die Produktivität beeinträchtigen.While the transcription that Zoom provides is useful, it has a number of productivity-reducing limitations. 

• Falsche Sprecherkennzeichnungen: Die Sprecheridentifizierung in der Zoom-Besprechungstranskription ist ungenau. Dies führt zu Verwirrung in Besprechungen.

• Große Textblöcke: Zoom-Transkripte werden in ununterbrochenen Textblöcken dargestellt. Diese Blöcke sind schwer zu lesen und zu überfliegen.

• Keine KI-Besprechungszusammenfassung: Zoom-Besprechungstranskripte erstellen nicht automatisch eine klare KI-Besprechungszusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen.

• Wichtige Momente schwer zu überfliegen: Es kostet Zeit, bestimmte Erkenntnisse in langen Transkripten zu finden.

• Aktionspunkte sind nicht sichtbar: Wichtige Aufgaben erscheinen nie in den formell strukturierten KI-Besprechungsnotizen.

Unflexibilität der Exportoptionen: Transkripte lassen sich nicht einfach in organisierte KI-Sprachnotizen oder Besprechungsdokumente exportieren.

Können Tools von Drittanbietern die Zoom-Transkription genauer machen?

Viele Fachleute nutzen Tools von Drittanbietern für die automatische Transkription von Zoom-Meetings. Diese Tools lassen sich in der Regel direkt in Zoom integrieren und zeichnen den Ton des Meetings auf, um ihn in Text umzuwandeln.

Meistens wird dabei ein Meeting-Bot eingesetzt, der dem Anruf beitritt. Dieser Bot hört sich das Gespräch an und transkribiert es automatisch. Die Plattform erstellt dann nach Abschluss des Meetings ein Transkript und KI-Meeting-Notizen. 

Andere Tools helfen dabei, Diskussionen in KI-Besprechungszusammenfassungen zu strukturieren, sodass Teams Entscheidungen und Aktionspunkte leicht nachverfolgen können. Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Sprecherkennzeichnung und Formatierung. Dank übersichtlicher Zusammenfassungen wirken Gespräche besser organisiert, wodurch leichter nachvollziehbar ist, wer während der Besprechung was gesagt hat. Einige Dienste wandeln wichtige Höhepunkte zudem in durchsuchbare KI-Sprachnotizen um, sodass Nutzer wichtige Momente leicht nachverfolgen können. 

Allerdings bringen diese Tools auch einige Nachteile mit sich. Teilnehmer empfinden Meeting-Bots, die an Besprechungen teilnehmen, als aufdringlich. Sie erfordern zusätzlichen Onboarding-Aufwand und technische Integration. Außerdem sind für Teams teurere Zusatzabonnements erforderlich. Vor allem aber sind die Transkripte selbst bei Verwendung dieser Tools oft immer noch sehr lang und müssen manuell strukturiert werden.

Lösungen von Drittanbietern helfen also dabei, Zoom-Meetings automatisch zu transkribieren, können aber auch den Arbeitsablauf erschweren, anstatt Besprechungen zu vereinfachen.

Wie wandelt Remi8 Zoom-Transkripte in strukturierte Erkenntnisse aus Meetings um?

Eine einfache Zoom-Transkription hält fest, was gesagt wurde. Doch rohe Transkripte sind in der Regel lang und schwer zu nutzen. Hier kommt Remi8.ai als intelligente Ebene nach dem Meeting ins Spiel.

Mit anderen Worten:

• Zoom zeichnet das Meeting auf.

• Remi8 strukturiert das Wissen.

Anstatt Sie mit seitenlangen Transkripten zu überhäufen, organisiert Remi8 Ihre Diskussionen in durchsuchbaren Notizen, zusammen mit Aktionspunkten und Erkenntnissen.

Hier sind sieben Wege, wie dies geschieht:

1. KI-gestützte Transkription, die jedes Gespräch erfasst

Remi8 nutzt fortschrittliche Sprach-zu-Text-Technologie, um Zoom-Meetings automatisch zu transkribieren, indem es die Audioaufnahmen eines Meetings in präzisen Text umwandelt. Die Plattform ist mehrsprachig und verfügt über eine schnelle Verarbeitungszeit, sodass Aufzeichnungen von Besprechungen, Interviews oder Anrufen problemlos transkribiert werden können. Nachdem die Aufzeichnung hochgeladen oder erfasst wurde, erstellt das System eine übersichtliche Zoom-Besprechungstranskription, die Sie jederzeit lesen, durchsuchen und nachschlagen können.

2. Strukturierte KI-Besprechungsnotizen statt unübersichtlicher Transkripte

Die Rohtranskripte von Zoom sehen oft wie lange Textblöcke aus. Remi8 formatiert Diskussionen automatisch zu KI-Besprechungsnotizen. Das System arbeitet kontextbezogen und kann Schlüsselideen, Diskussionsthemen und wichtige Details aus dem Gespräch hervorheben. Das erleichtert die Nachbearbeitung von Besprechungen erheblich, da die Highlights direkt vor Ihnen liegen, anstatt dass Sie durch ein gesamtes Transkript scrollen müssen.

3. Sofortige KI-Besprechungszusammenfassung für schnelles Verständnis

Es ist selten sinnvoll, ein gesamtes Transkript zu lesen. Deshalb erstellt Remi8 eine KI-Besprechungszusammenfassung, die Folgendes enthält:

• Wichtige Entscheidungen

• Wesentliche Diskussionspunkte

• Hintergrund der Entscheidungen

• Nächste Schritte

Diese Zusammenfassungen verdichten stundenlange Besprechungen auf wenige Minuten. Anstatt Aufzeichnungen abzuspielen, können Fachleute zunächst die Zusammenfassung lesen und nur bei Bedarf tiefer in die Details einsteigen.

4. Automatisch aus Gesprächen extrahierte Aktionspunkte

Die Nachverfolgung von Aufgaben ist eine der größten Herausforderungen in Besprechungen. Remi8 kann Verpflichtungen, Verantwortlichkeiten und Fristen automatisch aus einem Gespräch erkennen. 

Die Plattform extrahiert diese Aufgaben und fügt sie strukturierten KI-Besprechungsnotizen hinzu, damit keine Folgemaßnahmen übersehen werden. So werden Besprechungen zu Aktionsplänen statt zu Archiven von Gesprächen.

5. Durchsuchbare KI-Sprachnotizen für sofortigen Wissensabruf

Remi8 wandelt Diskussionen zudem in durchsuchbare KI-Sprachnotizen um, sodass Nutzer sofort auf Ideen zugreifen können.

Sie können natürliche Fragen stellen wie:

• „Was haben wir im Meeting letzte Woche beschlossen?“

• „Welche Aufgaben wurden beim Kundengespräch vergeben?“

Das System durchsucht Ihre vergangenen Gespräche und liefert sofort relevante Antworten – fast so, als hätten Sie einen Wissensassistenten für Ihre Meetings.

6. Zeitstempel-Navigation für eine schnellere Besprechungsnachbereitung

Zoom-Besprechungsprotokolle machen es möglicherweise nicht einfach, bestimmte Momente innerhalb einer langen Besprechung zu finden. Remi8.ai löst dieses Problem, indem es verschiedenen Abschnitten des Protokolls Zeitstempel hinzufügt.

Was leistet die Zeitstempel-Funktion?

• Zeitgebundene Abschnitte im Protokoll, damit Sie wissen, wann etwas gesagt wurde

• Springen Sie direkt zu einem bestimmten Moment in der Besprechungsaufzeichnung

• Überprüfen Sie Entscheidungen schneller, ohne die gesamte Besprechung anzusehen

• Einfache Navigation durch lange Besprechungen mithilfe von Zeitmarken

• Beibehaltung des chronologischen Ablaufs der Diskussionen

Dies kann besonders nützlich sein, wenn beispielsweise eine wichtige Entscheidung um 18:45 Uhr in der Besprechung getroffen wurde: Sie können auf den Zeitstempel klicken und sofort zu diesem Teil des Gesprächs springen, anstatt das gesamte Protokoll durchzuscrollen.

7. Intelligente Suche in vergangenen Besprechungen

Wenn sich Besprechungen häufen, kann es schwierig sein, Details aus früheren Anrufen zu finden. Remi8 löst dieses Problem mit einer leistungsstarken Suche in Protokollen, KI-Besprechungsnotizen und KI-Besprechungszusammenfassungen. Nutzer können nach Stichworten, Themen oder Fragen suchen und werden sofort zur entsprechenden Diskussion weitergeleitet. 

Ideen können auch als durchsuchbare KI-Sprachnotizen gespeichert werden, die dazu dienen, schnell Erkenntnisse zu gewinnen. Zusammen mit einer KI-Zusammenfassung der Besprechung schafft diese Funktion ein Archiv vergangener Besprechungen, anstatt nur Audio- oder Videoaufzeichnungen und deren Protokolle zu speichern.

Fazit

Meetings können täglich stattfinden. Aber wie oft führen diese Gespräche zu konkreten Maßnahmen? 

Es ist zwar nützlich, Zoom-Meetings automatisch zu transkribieren und Anrufe aufzuzeichnen und zu transkribieren, doch das ist nur ein Anfang. Produktive KI-Meeting-Notizen, Erkenntnisse und eine Zusammenfassung des Meetings, die Entscheidungen und nächste Schritte zusammenfasst, sind strukturiert. Wenn Diskussionen in durchsuchbare Transkripte und KI-Sprachnotizen umgewandelt werden können, können Teams schneller vorankommen und an einem Strang ziehen.

Die eigentliche Frage lautet also: Schaffen Ihre Meetings Klarheit oder nur noch mehr Gespräche?